Un ATS, ou Applicant Tracking System (Système de Suivi des Candidats), est un outil de gestion qui simplifie le recrutement de A à Z : diffusion des offres d’emploi, réception et gestion des candidatures, suivi des entretiens. Utilisé en mode SaaS (Software as a Service), l’ATS est accessible en ligne avec une simple connexion.
Dans cet article, découvrons ensemble ses fonctionnalités et ses atouts.
Qu’est-ce qu’un ATS ?
Fonctionnalités clés
Un ATS (Applicant Tracking System) propose de multiples fonctions qui facilitent la tâche des recruteurs.
Pour la gestion des candidatures, l’ATS centralise CV et informations dans une CVthèque modulable, créant des fiches candidats automatiquement. Pour la diffusion des offres d’emploi, les ATS offrent un système de multidiffusion : les annonces sont partagées sur plusieurs plateformes et réseaux sociaux en un clic, et un site carrière personnalisé peut être intégré. Le suivi du recrutement est optimisé : chaque étape est automatisée et une messagerie RH permet de communiquer directement avec les candidats. Enfin, des outils de travail collaboratif et des rapports analytiques permettent aux équipes de recrutement de suivre leurs performances et résultats.
Avantages pour les recruteurs
Les ATS présentent des bénéfices non négligeables pour les recruteurs.
- Gain de temps et d’argent : En automatisant les tâches répétitives comme la diffusion d’annonces et le tri de CV, les recruteurs peuvent se concentrer sur des tâches stratégiques, tout en réduisant les coûts liés au recrutement.
- Gestion optimisée des candidatures : Centraliser toutes les candidatures simplifie leur suivi et recherche. Une CVthèque modulable permet aussi de créer un vivier de talents.
- Un processus plus efficace et homogène : Les ATS imposent des étapes de recrutement structurées, garantissant ainsi l’équité pour tous les candidats.
- Visibilité accrue des offres : La multidiffusion sur diverses plateformes d’emploi et réseaux sociaux aide à toucher un large éventail de candidats.
- Des décisions plus informées : L’accès à des statistiques et analyses aide les recruteurs à ajuster leurs stratégies pour un processus plus performant.
Les ATS apportent également des bénéfices pour les candidats.
Les candidats profitent eux aussi des avantages d’un ATS :
- Parcours de candidature simplifié et transparent : Les candidats ont une meilleure visibilité sur chaque étape du recrutement, rendant leur parcours plus fluide.
- Processus équitable : La standardisation garantit un traitement impartial, assurant que les compétences de chaque candidat soient évaluées sans biais.
Pour toutes les entreprises, adopter un ATS est désormais une nécessité pour améliorer le processus de recrutement.
- Gagner en efficacité : Les ATS facilitent la gestion structurée et rapide des candidatures.
- Économiser sur le recrutement : Internaliser le recrutement grâce à un ATS réduit les frais de sous-traitance.
- Accroître la visibilité des offres : Les annonces multidiffusées touchent un plus grand nombre de candidats potentiels.
- Répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise : Un ATS modulable permet de personnaliser ses fonctionnalités.
Critères de choix d’un ATS
Le choix de l’ATS dépend de plusieurs facteurs, notamment vos besoins et attentes en recrutement.
- Analyse des besoins : Déterminez le volume annuel ou mensuel de recrutements. Identifiez les défis dans votre processus actuel. Listez les fonctionnalités essentielles : gestion des CV, suivi de candidature, multidiffusion, etc.
- Critères techniques : Assurez-vous que l’ATS peut s’intégrer à vos outils (SIRH, CRM). Vérifiez la conformité aux normes de sécurité et au RGPD. Optez pour une plateforme modulable pour configurer des workflows ou ajouter des fonctionnalités selon vos besoins.
- Facilité d’utilisation : Choisissez un ATS intuitif pour favoriser son adoption. Évaluez le support technique et les formations proposées par le fournisseur. Assurez-vous qu’il est compatible avec les appareils mobiles.
- Considérations stratégiques : Vérifiez que l’ATS s’aligne avec votre stratégie de recrutement et vos perspectives de croissance.
- Budget : Comparez les offres pour trouver celle qui correspond à votre budget. Évaluez le retour sur investissement potentiel.
- Évaluation pratique : Testez plusieurs ATS, demandez des démos et recueillez des retours d’utilisateurs pour faire un choix éclairé.
- Choix du fournisseur : Renseignez-vous sur la réputation et l’expertise du prestataire, ainsi que sur la qualité de son support.
Respect de la conformité RGPD
Pour garantir la conformité d’un ATS au RGPD, il est essentiel de respecter plusieurs principes :
- Collecte et traitement des données : Collectez uniquement les informations nécessaires, et obtenez le consentement des candidats.
- Sécurité et confidentialité : Assurez un chiffrement efficace des données, limitez l’accès et maintenez une traçabilité des actions.
- Droits des candidats : Permettez aux candidats de consulter et de corriger leurs données.
- Conservation des données : Limitez la durée de conservation et activez l’effacement automatique des informations obsolètes.
Les principaux ATS du marché
Voici un aperçu des principaux ATS disponibles sur le marché et leurs caractéristiques distinctives.
- Eolia Software facilite la création de sites carrières personnalisables pour renforcer la marque employeur et encourage le travail collaboratif entre équipes.
- Beetween est un logiciel français accessible et flexible, qui digitalise l’ensemble du processus de recrutement, incluant la diffusion des offres sur plus de 150 jobboards et le sourcing sur LinkedIn. Il permet également de planifier des visioconférences pour répondre aux attentes des candidats.
- CornerStone est une solution complète de gestion des talents qui s’intègre avec d’autres modules RH. Elle utilise l’intelligence artificielle et offre une personnalisation poussée, particulièrement adaptée aux grandes entreprises.
- Talentsoft est un ATS apprécié par les experts en recrutement pour sa précision. Il est complémentaire avec Hello Talent, qui gère le sourcing de candidats.
- Workday est une solution spécialement adaptée aux grandes entreprises et offre une intégration poussée avec les autres modules Workday pour une gestion complète des talents.
- Taleez propose une solution globale pour la gestion des candidatures et la diffusion des offres d’emploi. Il se distingue par une multidiffusion qualitative qui reflète la marque employeur dans toutes les annonces, une qualification progressive des candidats selon les critères de l’entreprise, et une interface facile à utiliser. Adapté aux petites et grandes entreprises, Taleez est accessible à partir de 49 € par mois pour deux utilisateurs.
- Flatchr fait partie du top 3 des ATS et est accessible à partir de 49 € par mois. Il offre des fonctions avancées pour automatiser et personnaliser le recrutement.
- Recruitee se distingue par ses fonctionnalités collaboratives, permettant une utilisation facile pour tous les membres de l’entreprise. Il est adapté aussi bien aux petites qu’aux grandes entreprises et propose un service d’assistance réactif avec un temps de réponse moyen de moins de 7 minutes.
- Welcome to the Jungle Solutions ATS vise à améliorer l’expérience des candidats. Accessible aux clients de Welcome to the Jungle, il permet de gérer le processus de recrutement de la publication des annonces à la création d’un site carrière personnalisable.
- SmartRecruiters est une solution tout-en-un qui accompagne les grandes entreprises dans l’acquisition de talents. Elle intègre la gestion de l’embauche et de l’onboarding, ce qui améliore l’expérience candidat jusqu’à l’intégration. Elle propose également une version gratuite avec des fonctionnalités limitées.
- WeRecruit est un logiciel sur mesure qui s’adapte aux enjeux RH spécifiques et propose une personnalisation complète avec des modules ajoutables en fonction des besoins de l’entreprise.
- JobAdder se distingue par une interface conviviale et une intégration avec de nombreux job boards et fonctionnalités de CRM, ce qui le rend particulièrement adapté aux agences de recrutement.
- iCIMS est une plateforme complète de gestion des talents, avec de nombreuses fonctionnalités personnalisables et des intégrations robustes, idéale pour les grandes entreprises et les organisations complexes.
En fonction des besoins spécifiques, des fonctionnalités attendues et du budget, chaque entreprise peut ainsi trouver l’ATS le mieux adapté à son processus de recrutement.
Les solutions gratuites
Voici un aperçu des versions gratuites des ATS disponibles et des avantages qu’elles offrent, bien que limités :
- SmartRecruiters (version gratuite) : Offre la gestion de base des candidatures, la gestion des courriels, et la planification des entretiens. Limitée à un seul utilisateur et un poste. Accès restreint aux fonctionnalités avancées, comme la recherche de candidats, le pipeline de talents et les rapports.
- Taleez (version gratuite) : Permet la création d’offres d’emploi illimitée et la multidiffusion des annonces, avec une page carrière incluse. Ne comprend pas l’accès à la personnalisation du pipeline, la recherche de candidats et l’automatisation des tâches.
- Monday (application de gestion du recrutement) : Permet la création de documents illimités, la personnalisation du pipeline et la collaboration. Limitée à deux utilisateurs et trois postes, avec des restrictions sur les intégrations (ex : Zoom), l’automatisation et les rapports d’analyse.
- Recruitee : Comprend un site carrière de base, un workflow de recrutement personnalisable, et une visualisation du pipeline. Limité à 50 utilisateurs et trois postes. Exclut les fonctionnalités avancées comme l’intelligence artificielle, l’automatisation des tâches, et les campagnes marketing.
- Odoo : Propose un logiciel de recrutement gratuit, mais sans informations détaillées sur les fonctionnalités spécifiques.
- Notion : Peut être utilisé comme ATS gratuit, bien qu’il ne soit pas conçu spécifiquement pour le recrutement. Les fonctionnalités exactes dépendent de la personnalisation.
En général, les versions gratuites de ces ATS offrent des fonctionnalités de base pour la gestion des candidatures, mais avec des limites sur le nombre d’utilisateurs, les postes et les fonctionnalités avancées. Elles peuvent être adaptées aux petites entreprises ou aux besoins de recrutement limités, mais conviennent moins aux entreprises ayant des besoins plus étendus ou complexes.
TIMEKO : l’application qui optimise votre gestion des candidats
TIMEKO est une solution moderne qui s’intègre parfaitement avec la majorité des ATS pour faciliter et améliorer la communication avec les candidats. En simplifiant les interactions et les tâches répétitives, TIMEKO est un véritable gain de temps pour les équipes de recrutement. Voici ce que cette application apporte de plus à votre processus :
Envoi de messages en masse
Avec TIMEKO, vous pouvez envoyer des messages en masse via plusieurs canaux : SMS, WhatsApp et email. C’est particulièrement utile pour :
- Communiquer les offres d’emploi à un large groupe de candidats.
- Relancer les candidats pour des informations manquantes ou pour confirmer des entretiens.
- Envoyer des mises à jour sur les étapes de recrutement.
Ces options de communication facilitent la connexion rapide avec les candidats et permettent de s’assurer que chacun reçoit les informations nécessaires au bon moment.
Programmation des entretiens
TIMEKO offre aussi la possibilité de programmer des entretiens de manière fluide. Grâce à son système de gestion de calendriers intégrés, il permet aux recruteurs de planifier et de coordonner les entretiens avec les candidats en tenant compte de leurs disponibilités respectives. Les candidats peuvent choisir leurs créneaux, ce qui évite les échanges interminables pour trouver un moment idéal. Ce processus simplifié améliore l’expérience pour les candidats et diminue le temps de traitement pour les recruteurs.
Mise à jour des données candidats
La mise à jour des informations sur les candidats est souvent une tâche longue et fastidieuse. TIMEKO automatise cette étape en synchronisant les informations entre les plateformes et en mettant à jour les profils candidats au fur et à mesure de leur progression dans le processus. Cela assure que chaque recruteur travaille toujours avec des informations actuelles, réduisant ainsi le risque d’erreurs ou de confusions.
TIMEKO est facile à intégrer avec la plupart des ATS. Une fois installé, l’outil peut être configuré pour s’adapter à votre processus de recrutement spécifique. L’application est pensée pour être conviviale, donc même les équipes qui n’ont pas l’habitude des solutions digitales peuvent rapidement se l’approprier.
Choisir le bon ATS est une étape stratégique pour optimiser votre processus de recrutement, améliorer l’expérience candidat et soutenir les objectifs de croissance de votre entreprise. Les systèmes de suivi des candidats offrent une gamme de fonctionnalités conçues pour faciliter le travail des recruteurs, des candidats et de l’équipe RH dans son ensemble. Cependant, le choix de l’ATS idéal repose sur plusieurs critères clés.
Pour une sélection optimale, il est essentiel d’analyser en profondeur vos besoins en recrutement, de vérifier l’intégration possible avec vos outils existants, et d’assurer la conformité aux exigences légales comme le RGPD. La facilité d’utilisation, le budget et l’alignement avec votre stratégie de recrutement à long terme sont également des facteurs cruciaux. Testez plusieurs solutions, demandez des démos et considérez les retours des utilisateurs pour prendre une décision éclairée.
Un ATS bien choisi peut transformer votre gestion des talents en un processus plus fluide, équitable et efficace, et offrir à vos candidats une expérience positive et transparente. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, il existe un ATS adapté à vos besoins spécifiques, capable de soutenir la croissance et d’améliorer vos performances de recrutement.