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Toutes les réponses à vos questions TIMEKO ICI !

POUR BIEN UTILISER TIMEKO :
Installer l'extension chrome pour ATS
Pour utiliser TIMEKO avec votre ATS, il vous faut en premier lieu installer l’extension Chrome de TIMEKO
1) Installer l’extension Chrome de TIMEKO sur votre navigateur chrome.
2) Fermer/re-ouvrir le navigateur chrome
3) Lancer votre ATS. Vous verrez alors un bouton TIMEKO apparaître en bas à droite de l’écran
4) La première fois, authentifiez vous en saisissant dans le champ « Entreprise »,  le code Entreprise qui vous aura été transmis, ainsi que vos identifiants et mots de passe d’accès à TIMEKO.
Comment créer un premier message ?

Pour créer votre premier message, cliquez sur « Nouveau Oui/Non » ou « Nouvelle info« . Un message de type « Nouveau Oui/Non » est un message pour lequel une réponse de type Oui/Non ou autre est attendu. Tandis qu’un message de type « Nouvelle info » est un message à sens unique, correspondant à l’envoi d’une information.

  1. Dans le champs « A », saisissez des numéros de mobile ou emails (Bien taper sur la touche « Entrer » pour valider un numéro de mobile ou email) ou copier/coller des numéros de mobile ou emails depuis un fichier Excel.
  2. Renseigner un titre
  3. Renseignez votre agence/site d’appartenance
  4. Définissez une référence (optionnel)
  5. Saisissez le texte de votre message
  6. Ajouter, si besoin, de 1 à 5 pièce jointe (Consomme 1 SMS en plus pour les envois par SMS)
  7. Cliquez sur « Envoyer »

Votre message s’affiche alors, avec des bulles verte (Les réponses Oui), orange (Réponses Non), bleu (réponses ou commentaires autres) s’il s’agit d’un message Oui/Non ou sans bulle s’il s’agit d’un message de type info. Pour les messages avec réponse attendue, vous devriez recevoir des réponses très rapidement…

 

Comment importer de nouveaux candidats par Excel ?

Importer des candidats par Excel vous permet d’enregistrer dans le système le prénom, nom, email et téléphone mobile des candidats. Ainsi, lorsque vous obtiendrez des réponses à vos messages, vous n’aurez pas uniquement au numéro de téléphone ou email concerné par la réponse, mais TIMEKO vous affichera le prénom et nom des destinataires qui ont répondus ou pas. Ceci facilite la gestion de votre campagne.

Comment procéder ?

  1. Faites un export Excel des candidats de votre logiciel correspondant à la campagne que vous souhaitez envoyer
  2. Enregistrez ce fichier au format Excel (et non .csv) si votre export est au format .csv. Pour cela faire enregistrer-sous, et choisir « Classeur excel » ou (.xlsx) ou « .xls’.
  3. Adaptez votre fichier Excel au format supporté par TIMEKO avec les colonnes suivantes:
    • Prénom
    • Nom
    • email
    • mobile (formats supportés : +33xxxxxxxxx, 06 xx xx xx xx, 06.xx.xx.xx.xx)
    • Compétences (optionnel)
    • Description (optionnel)
    • Poste/Lieu (optionnel)
    • type (Colonne à ajouter)
  4. Dans la colonne type, pour chaque candidat saisir la valeur « externe »
  5. Sauvegardez votre fichier excel corrigé.
  6. Dans TIMEKO, cliquez sur Utilisateurs -> Utilisateurs externes -> Bouton « Import par Excel »
  7. Sélectionnez votre fichier Excel. Si des erreurs de format ou si des informations sont manquantes, elles vous seront indiquées avec le numéro de ligne du fichier Excel. Vous pouvez corriger les erreurs et sélectionner à nouveau votre fichier.
  8. Sur la même fenêtre, clqiuez sur le bouton « Ajouter » pour associer les candidats importés à une ou plusieurs agences.
  9. Enfin cliquez sur le bouton « Importer »

A noter : Lorsque vous cliquez sur « Importer », l’importation se réalise en arrière plan et pouvez penser qu’il ne se passe rien. Pas d’inqiétude, il suffit de rafraichir la page ou rechercher un candidat pour cnstater que les candidats ont bien été importés.

VOIR LE TUTO VIDÉO

TÉLÉCHARGER UN FICHIER EXCEL D’IMPORT CANDIDATS TYPE

 

 

Modèles de messages - Envoyer un message à partir d'un modèle

Cliquez sur « Nouveau Oui/Non » ou « Nouvelle info » pour ouvrir la fenêtre de création d’un message.

1) Sélectionnez « Message par modèle« . La fenêtre s’étend alors pour proposer des options de création du message à partir de modèles.

2) Le panneau de gauche permet de définir votre propre modèle de message ou d’utiliser un modèle existant. Cliquez sur le bouton  « Sélectionner un modèle« . Une fenêtre Popup apparaît alors avec la liste des modèles disponibles. Vous pouvez filtrer les modèles de message par « Vos favoris », « Vos propres modèles » (Ceux que vous avez créé), les « Modèles d’entreprise » ou « Tous les modèles ». Vous pouvez enfin faire une recherche de modèle grâce à la barre de recherche vous permettant de saisir un mot clé.

Sélectionnez un modèle puis cliquez sur « Sélectionner Modèle« .

3) Votre modèle de message apparaît.

[1] Personnalisez éventuellement le modèle en ajoutant du texte, des variables globales par %Prénom (%Nom, %Email, % Mobile) qui apparaissent en vert ou des variables personnalisées (ex: %mois%, %date%, %lieu% etc…) qui apparaissent en bleu, OU tout simplement utilisez le modèle tel quel.

 

A noter : Vous pouvez à ce stade enregistrer ce modèle modifié comme un nouveau modèle qui vous est propre ou que vous pouvez partager avec votres/vos agences de rattachement. Si vous le souhaitez, cliquez en dessous sur « Sauvegarder comme modèle »

[2] Définissez les valeurs de chaque variable personnalisée du modèle dans les champs adequat.

 

[3] Vous prévisualiser le rendu du message sur la droite.

 

[4] Il ne vous reste plus qu’à bien définir les destinataires (Manuellement, par copier/coller ou depuis votre ATS), l’agence associée à l’envoi du message, et le titre de votre message. Puis cliquez sur « Envoyer message »

 

A noter : Le bouton « Envoyer message » reste grisé tant que toutes les variables personnalisées (bleues) ne sont pas définies, ou que les champs obligatoires du message ne sont pas renseignés.

Pour visualiser l’opération d’envoi de message par modèle en vidéo, nous vous encourageons à visualiser notre vidéo :

VOIR LE TUTO

 

Gérer ses modèles de messages

TIMEKO propose une interface d’administration de ses modèles de messages. Il peut s’agit de modèles de messages d’entreprises créés par l’administrateur pour les collaborateurs ou les modèles de message de chacun des collaborateurs.

1) Cliquez sur « Administration » -> « Modèles »

2) Ajoutez un nouveau modèle de message en cliquant sur « + » ou modifiez un modèle existant en cliquant sur l’icone d’édition à droite du modèle.

3) Définissez un nom de modèle. Vous pouvez le définir comme votre favoris en cliquant sur l’étoile bleue.

[1] Sur le panneau de gauche, vous définissez votre modèle en saisissant le corps de texte de votre message avec des variables:

 

 

  • Variables globales (vertes) : %email, %prénom, %nom, %mobile
  • Variables personnalisées (bleues) : Toute variable que vous souhaitez (ex: %date%, %heure%, %lieu% etc.)

[2] Lorsque vous définissez des variables personnalisées, les champs correspondant apparaissent en dessous. Ces champs seront à remplir par l’utilisateur qui utilise le modèle.

 

 

[3] Vous prévisualisez le rendu à droite. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe à votre modèle (ex: Un plan d’accès au site/agence)

 

 

[4] Vous définissez si vous souhaitez que ce modèle reste personnel ou soit visible de vos collègues d’entreprise (Administrateur), d’agences gérées (Manager) ou agences de rattachement (utilisateurs)

 

 

[5] Sauvegardez votre modèle.

 

 

Extraire au format Excel les résultats d'une campagne

TIMEKO vous permet, suite à une campagne, de faire une extraction Excel de votre campagne, pour en dégager des statistiques.

1) Visualisez la campagne dont vous souhaitez obtenir une extraction :

2) Cliquez sur le bouton « Rapport Excel« .

Un fichier Excel va alors être généré, il vous suffit de l’ouvrir. Vous obtiendrez la liste des messages envoyés de votre campagne, les destinataires, leurs réponses et éventuels commentaires consolidés dans un même fichier.

Est il possible de voir si un destinataire a bien reçu un message ou s'est désabonné ?

OUI !! TIMEKO permet à chaque destinataire et à chaque message reçu de changer de canal de communication (SMS, Email, Messenger etc.) et bien sûr de se désabonner pour ne plus recevoir de messages.

Lorsque vous envoyez un message à un destinataire qui s’est précédemment désabonné, le statut de réception de message sera « Désabonné » :

TIMEKO permet donc de visualiser les statuts de réception de messages suivants :

Reçu : Le message a été reçu par le destinataire

Non délivré : Le message n’a pas été reçu par le destinataire (SMS non délivré car portable éteint, numéro non valide, problème de réseau, problème opérateur, Email non délivré car adresse non joignable etc.)

Désabonné : Le destinataire s’est précédemment désabonné et n’a donc pas reçu le message.

Comment créer un nouvel utilisateur (interne) ?

Il existe plusieurs méthodes pour créer des utilisateurs qui pourront accéder à TIMEKO et envoyer des messages. Cette action ne peut être réalisée que par un administrateur ou un manager.

Méthode 1 : Invitation

  1. Aller dans le menu « Administration » -> « Utilisateurs ».
  2. Cliquez sur le bouton « Inviter utilisateurs ».
  3. Un popup s’ouvre et vous permet d’ajouter des Emails ou mobiles, et d’associer les utilisateurs à 1 ou plusieurs agences/sites.
  4. Cliquez sur « Inviter »

Les destinataires vont recevoir un email ou SMS leur permettant de s’enregistrer sur TIMEKO et d’envoyer des messages. Ils devront renseigner leur Prénom, Nom, et mot de passe, et accepter les CGUs de TIMEKO.

Méthode 2 : Ajouter 1 utilisateur

Pour ajouter 1 seul utilisateur, vous pouvez appliquer la méthode 1 ou cliquer sur le bouton « Créer utilisateur ».

  1. Renseignez les informations générales de l’utilisateur (Prénom, nom, email, mobile etc..)
  2. Définissez un mot de passe par défaut (Nous vous recommandons de bien recommander à l’utilisateur de modifier son mot de passe à la première connexion)
  3. Rattachez l’utilisateur à une ou plusieurs agences/sites
  4. définissez sont rôle : Administrateur /  Manager / Utilisateur
  5. Sauvegarder.

Il vous suffit de communiquer de façon sécurisée à l’utilisateur ses informations de connexion.

 

Méthode 3 : Ajouter des utilisateurs en masse

Pour ajouter des utilisateurs en masse, vous pouvez faire un import Excel. Il suffit de bien respecter le nom des colonnes, comme suit :

Prénom | Nom | Email | Mobile (optionnel) | Agences | Type

Agences (Roadmap – Non disponible) : Séparer les agences par des virgules. Dans la version actuelle, il faut associer tous les utilisateurs du fichier Excel à une même (ou des mêmes) agence(s).

Type : Pour chaque utilisateur mettre « Interne » comme valeur.