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POUR BIEN UTILISER TIMEKO :
Installer l'extension chrome pour ATS
Pour utiliser TIMEKO avec votre ATS, il vous faut en premier lieu installer l’extension Chrome de TIMEKO
1) Installer l’extension Chrome de TIMEKO sur votre navigateur chrome.
2) Fermer/re-ouvrir le navigateur chrome
3) Lancer votre ATS. Vous verrez alors un bouton TIMEKO apparaître en bas à droite de l’écran
4) La première fois, authentifiez vous en saisissant dans le champ « Entreprise »,  le code Entreprise qui vous aura été transmis, ainsi que vos identifiants et mots de passe d’accès à TIMEKO.
Comment créer un premier message ? (Màj Janv 2019)

Pour créer votre premier message, cliquez sur « Campagne Oui/Non » ou « Campagne info« . Une campagne ou message de type « Campagne Oui/Non » est un message pour lequel une réponse de type Oui/Non ou autre est attendu. Tandis qu’une campagne ou message de type « Nouvelle info » est un message à sens unique, correspondant à l’envoi d’une information.

  1. Dans le champs « A », saisissez des numéros de mobile ou emails (Bien taper sur la touche « Entrer » pour valider un numéro de mobile ou email) ou copier/coller des numéros de mobile ou emails depuis un fichier Excel.
  2. Renseigner un titre
  3. Renseignez votre agence/site d’appartenance
  4. Définissez une référence (optionnel)
  5. Saisissez le texte de votre message
  6. Ajouter, si besoin, de 1 à 5 pièce jointe (Consomme 1 SMS en plus pour les envois par SMS)
  7. Cliquez sur « Envoyer »

Votre message s’affiche alors, avec des bulles verte (Les réponses Oui), orange (Réponses Non), bleu (réponses ou commentaires autres) s’il s’agit d’un message Oui/Non ou sans bulle s’il s’agit d’un message de type info. Pour les messages avec réponse attendue, vous devriez recevoir des réponses très rapidement…

Nouveautés Janvier 2019 :

  1. Même si vous avez créé un message de type « OUI/NON », vous pouvez changer de type de message en « INFO » en rédigeant votre message. Et vis et versa.
  2. Vous pouvez sélectionner de nouveaux candidats/contacts destinataires avec la « Sélection avancée » (Voir la FAQ correspondant)
  3. La fenêtre de création de message vous indique le nombre de SMS consommé estimé par candidat/contact mobile. Il s’agit d’une estimation, car la consommation peut dépendre  de variables liés aux modèles de messages.

 

Comment importer de nouveaux candidats par Excel ? (Màj janvier 2019)

Importer des candidats par Excel vous permet d’enregistrer dans le système le prénom, nom, email et téléphone mobile des candidats. Ainsi, lorsque vous obtiendrez des réponses à vos messages, vous n’aurez pas uniquement au numéro de téléphone ou email concerné par la réponse, mais TIMEKO vous affichera le prénom et nom des destinataires qui ont répondus ou pas. Ceci facilite la gestion de votre campagne.

Nouveauté janvier 2019 : L’import par Excel vous permet désormais d’attribuer des Tags ou critères de recherche aux candidats/contacts importés.

Comment procéder ?

  1. Faites un export Excel des candidats de votre logiciel correspondant à la campagne que vous souhaitez envoyer
  2. Enregistrez ce fichier au format Excel (et non .csv) si votre export est au format .csv. Pour cela faire enregistrer-sous, et choisir « Classeur excel » ou (.xlsx) ou « .xls’.
  3. Adaptez votre fichier Excel au format supporté par TIMEKO avec les colonnes suivantes:
    • Prénom
    • Nom
    • email
    • mobile (formats supportés : +33xxxxxxxxx, 06 xx xx xx xx, 06.xx.xx.xx.xx)
    • Tags. Dans les cellules correspondant, saisir la ou les valeurs (ou Tags) souhaitées, séparées par des virgules.
    • type (Colonne à ajouter)
  4. Dans la colonne type, pour chaque candidat saisir la valeur « externe »
  5. Sauvegardez votre fichier excel corrigé.
  6. Dans TIMEKO, cliquez sur Utilisateurs -> Utilisateurs externes -> Bouton « Import par Excel »
  7. Sélectionnez votre fichier Excel. Si des erreurs de format ou de noms de colonnes (ex: Nom d’une catégorie de recherche inconnu) ou si des informations sont manquantes, elles vous seront indiquées avec le numéro de ligne du fichier Excel. Vous pouvez corriger les erreurs et sélectionner à nouveau votre fichier.
  8. Sur la même fenêtre, cliquez sur le bouton « Ajouter » pour associer les candidats importés à une ou plusieurs agences.
  9. Enfin cliquez sur le bouton « Importer »

A noter : Lorsque vous cliquez sur « Importer », l’importation se réalise en arrière plan et pouvez penser qu’il ne se passe rien. Pas d’inquiétude, il suffit de rafraîchir la page ou rechercher un candidat pour constater que les candidats ont bien été importés.

VOIR LE TUTO VIDÉO

TÉLÉCHARGER UN FICHIER EXCEL D’IMPORT CANDIDATS TYPE

 

 

Modèles de messages - Envoyer un message à partir d'un modèle

Cliquez sur « Nouveau Oui/Non » ou « Nouvelle info » pour ouvrir la fenêtre de création d’un message.

1) Sélectionnez « Message par modèle« . La fenêtre s’étend alors pour proposer des options de création du message à partir de modèles.

2) Le panneau de gauche permet de définir votre propre modèle de message ou d’utiliser un modèle existant. Cliquez sur le bouton  « Sélectionner un modèle« . Une fenêtre Popup apparaît alors avec la liste des modèles disponibles. Vous pouvez filtrer les modèles de message par « Vos favoris », « Vos propres modèles » (Ceux que vous avez créé), les « Modèles d’entreprise » ou « Tous les modèles ». Vous pouvez enfin faire une recherche de modèle grâce à la barre de recherche vous permettant de saisir un mot clé.

Sélectionnez un modèle puis cliquez sur « Sélectionner Modèle« .

3) Votre modèle de message apparaît.

[1] Personnalisez éventuellement le modèle en ajoutant du texte, des variables globales par %Prénom (%Nom, %Email, % Mobile) qui apparaissent en vert ou des variables personnalisées (ex: %mois%, %date%, %lieu% etc…) qui apparaissent en bleu, OU tout simplement utilisez le modèle tel quel.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A noter : Vous pouvez à ce stade enregistrer ce modèle modifié comme un nouveau modèle qui vous est propre ou que vous pouvez partager avec votres/vos agences de rattachement. Si vous le souhaitez, cliquez en dessous sur « Sauvegarder comme modèle »

[2] Définissez les valeurs de chaque variable personnalisée du modèle dans les champs adequat.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[3] Vous prévisualiser le rendu du message sur la droite.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[4] Il ne vous reste plus qu’à bien définir les destinataires (Manuellement, par copier/coller ou depuis votre ATS), l’agence associée à l’envoi du message, et le titre de votre message. Puis cliquez sur « Envoyer message »

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A noter : Le bouton « Envoyer message » reste grisé tant que toutes les variables personnalisées (bleues) ne sont pas définies, ou que les champs obligatoires du message ne sont pas renseignés.

Pour visualiser l’opération d’envoi de message par modèle en vidéo, nous vous encourageons à visualiser notre vidéo :

VOIR LE TUTO

 

Gérer ses modèles de messages

TIMEKO propose une interface d’administration de ses modèles de messages. Il peut s’agit de modèles de messages d’entreprises créés par l’administrateur pour les collaborateurs ou les modèles de message de chacun des collaborateurs.

1) Cliquez sur « Administration » -> « Modèles »

2) Ajoutez un nouveau modèle de message en cliquant sur « + » ou modifiez un modèle existant en cliquant sur l’icone d’édition à droite du modèle.

3) Définissez un nom de modèle. Vous pouvez le définir comme votre favoris en cliquant sur l’étoile bleue.

[1] Sur le panneau de gauche, vous définissez votre modèle en saisissant le corps de texte de votre message avec des variables:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Variables globales (vertes) : %email, %prénom, %nom, %mobile
  • Variables personnalisées (bleues) : Toute variable que vous souhaitez (ex: %date%, %heure%, %lieu% etc.)

[2] Lorsque vous définissez des variables personnalisées, les champs correspondant apparaissent en dessous. Ces champs seront à remplir par l’utilisateur qui utilise le modèle.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[3] Vous prévisualisez le rendu à droite. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe à votre modèle (ex: Un plan d’accès au site/agence)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[4] Vous définissez si vous souhaitez que ce modèle reste personnel ou soit visible de vos collègues d’entreprise (Administrateur), d’agences gérées (Manager) ou agences de rattachement (utilisateurs)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[5] Sauvegardez votre modèle.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Extraire au format Excel les résultats d'une campagne

TIMEKO vous permet, suite à une campagne, de faire une extraction Excel de votre campagne, pour en dégager des statistiques.

1) Visualisez la campagne dont vous souhaitez obtenir une extraction :

2) Cliquez sur le bouton « Rapport Excel« .

Un fichier Excel va alors être généré, il vous suffit de l’ouvrir. Vous obtiendrez la liste des messages envoyés de votre campagne, les destinataires, leurs réponses et éventuels commentaires consolidés dans un même fichier.

Est il possible de voir si un destinataire a bien reçu un message ou s'est désabonné ?

OUI !! TIMEKO permet à chaque destinataire et à chaque message reçu de changer de canal de communication (SMS, Email, Messenger etc.) et bien sûr de se désabonner pour ne plus recevoir de messages.

Lorsque vous envoyez un message à un destinataire qui s’est précédemment désabonné, le statut de réception de message sera « Désabonné » :

TIMEKO permet donc de visualiser les statuts de réception de messages suivants :

Reçu : Le message a été reçu par le destinataire

Non délivré : Le message n’a pas été reçu par le destinataire (SMS non délivré car portable éteint, numéro non valide, problème de réseau, problème opérateur, Email non délivré car adresse non joignable etc.)

Désabonné : Le destinataire s’est précédemment désabonné et n’a donc pas reçu le message.

Comment créer un nouvel utilisateur (interne) ?

Il existe plusieurs méthodes pour créer des utilisateurs qui pourront accéder à TIMEKO et envoyer des messages. Cette action ne peut être réalisée que par un administrateur ou un manager.

Méthode 1 : Invitation

  1. Aller dans le menu « Administration » -> « Utilisateurs ».
  2. Cliquez sur le bouton « Inviter utilisateurs ».
  3. Un popup s’ouvre et vous permet d’ajouter des Emails ou mobiles, et d’associer les utilisateurs à 1 ou plusieurs agences/sites.
  4. Cliquez sur « Inviter »

Les destinataires vont recevoir un email ou SMS leur permettant de s’enregistrer sur TIMEKO et d’envoyer des messages. Ils devront renseigner leur Prénom, Nom, et mot de passe, et accepter les CGUs de TIMEKO.

Méthode 2 : Ajouter 1 utilisateur

Pour ajouter 1 seul utilisateur, vous pouvez appliquer la méthode 1 ou cliquer sur le bouton « Créer utilisateur ».

  1. Renseignez les informations générales de l’utilisateur (Prénom, nom, email, mobile etc..)
  2. Définissez un mot de passe par défaut (Nous vous recommandons de bien recommander à l’utilisateur de modifier son mot de passe à la première connexion)
  3. Rattachez l’utilisateur à une ou plusieurs agences/sites
  4. définissez sont rôle : Administrateur /  Manager / Utilisateur
  5. Sauvegarder.

Il vous suffit de communiquer de façon sécurisée à l’utilisateur ses informations de connexion.

 

Méthode 3 : Ajouter des utilisateurs en masse

Pour ajouter des utilisateurs en masse, vous pouvez faire un import Excel. Il suffit de bien respecter le nom des colonnes, comme suit :

Prénom | Nom | Email | Mobile (optionnel) | Agences | Type

Agences (Roadmap – Non disponible) : Séparer les agences par des virgules. Dans la version actuelle, il faut associer tous les utilisateurs du fichier Excel à une même (ou des mêmes) agence(s).

Type : Pour chaque utilisateur mettre « Interne » comme valeur.

 

Nouveau Design TIMEKO - ATS (Màj Janv 2019)

TIMEKO fait peau neuve avec un nouveau design plus moderne et plus intuitif encore. Si vous utilisez un ATS, les changements sont mineurs, mais néanmoins…

Menu à gauche

  1. Le menu des messages est à gauche
  2. Vous pouvez réduire ou agrandir le menu en cliquant sur la flèche « < » ou le burger menu se situant à droite du logo.

Compteurs Vert / Orange / Bleu 

  1. Les compteurs dans les bulles vertes, oranges, bleues indiquent au niveau du message principale (Niveau campagnes) le nombre de réponses totales dans la discussion, incluant donc les réponses des autres sous messages de la même discussion. Au deuxième niveau, pour chaque message du fil de discussion, chaque compteur indique le nombre de réponses pour le message lui-même.
  2. La sélection des candidats ou contacts à droite est modifiée. Il suffit de cocher les cases à gauche de chaque utilisateur ou de cocher la case du haut pour « Sélectionner tous ».
  3. Pour envoyer un nouveau message aux candidats/contacts sélectionnés, deux boutons contextuels en bas de la liste des candidats/contacts sont disponibles : « Nouveau OUI/NON » ou « Nouvelle INFO »

A noter enfin : Lorsque l’on clique sur la bulle verte d’un message, elle devient verte « pleine », cela permet de bien savoir à quoi correspond la liste de candidats/contacts qui se trouvent à droite.

Comment rechercher des contacts pour envoyer un message ? (Màj Janv 2019)

Lorsque vous créez un nouveau message, au niveau du champ des destinataires, un bouton à droite permet de faire une « Sélection avancée ».

Sélection avancée :

  1. La barre de recherche de droite vous permet de définir vos critères de recherche par catégorie. Pour chaque catégorie un « (x) » indique le nombre de critères (ou Tags) sélectionnés. Sur la gauche un lien « Nettoyer » vous permet de réinitialiser vos critères de recherche.
  2. L’affichage des résultats est dynamique. Vous pouvez retirer un ou plusieurs critères de recherche, comme sur un site e-commerce, en cliquant sur la croix à droite de chaque critère sélectionné qui apparaît juste au dessus de la liste des candidats/contacts. Vous pouvez alors sélectionner un ou plusieurs candidats/contacts avec les cases à cocher à gauche de chaque individu.
  3. Cliquez sur le bouton « Sélectionner » bleu en haut à droite pour valider votre sélection.

Votre sélection apparaît ou s’ajoute alors dans la liste des destinataires du message.

Comment associer des Tags à mes contacts ? (Màj Janv 2019)

TIMEKO vous permet très simplement d’associer des Tags (Critères de recherche pour l’envoi de messages) à vos candidats/contacts de façon individuelle ou massive.

Gestion des tags :

  1. Aller dans le menu « Contacts » et sélectionnez des candidats/contacts.
  2. Le menu dynamique du haut affiche un bouton « Tags ». Cliquez sur « Tags ».
  3. Vous apercevez tous les tags disponibles et pouvez sélectionner les Tags souhaités pour votre sélection de contacts puis « Valider » pour associer les Tags à votre sélection.

A noter :

  1. Les Tags sont classés par ordre alphabétique. A droite de chaque Tag est indiqué sa catégorie.
  2. Vous pouvez filtrer les Tags par catégorie.
  3. Vous pouvez rechercher un Tag grâce au champ de recherche
  4. Comprendre la signification des cases:
    • Une case « cochée » indique que tous les candidats/Contacts de la sélection ont ce Tag qui leur est associé
    • Une case « décochée » indique que tous les candidats/Contacts de la sélection n’ont pas ce Tag qui leur est associé
    • Une case « – » indique que certains candidats/Contacts de la sélection ont ce Tag qui leur est associé (Mais pas tous)