Gérer une agence d’intérim n’est pas un long fleuve tranquille : vous devez être capable d’appréhender des métiers très différents comme celui de manager, de gestionnaire, de recruteur, de gestionnaire RH et de commercial. Face à ces nombreuses tâches, votre quotidien peut devenir un véritable casse-tête et vos journées ne sont sans doute pas suffisamment longues pour répondre à vos obligations en temps et en heure. 

Pour vous aider à alléger ce quotidien si intense, nous avons regroupé quelques astuces simples à mettre en place. Découvrez dans cet article 5 conseils pour mieux gérer votre agence d’intérim !

 1/ Gestion : structurez vos tâches avec la matrice d’Eisenhower

En matière de gestion du temps et d’organisation, la matrice d’Eisenhower* est un outil incontournable. Simple à utiliser, cette matrice  propose un concept de « quadrants » qui facilitent la priorisation des tâches et intrinsèquement l’aide à la décision. Grâce à cet outil, vous pouvez mieux organiser vos tâches en les plaçant dans le quadrant approprié en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. Ce faisant, vous pouvez plus facilement gérer votre temps et planifier vos tâches en conséquence. En outre, la matrice d’Eisenhower vous aidera à mieux organiser vos tâches et vos responsabilités afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus.

  •       Le quadrant 1 recense les tâches importantes et urgentes. Il s’agit de tâches qui requièrent une attention et une action immédiates. Il peut s’agir d’un conflit, d’une crise à résoudre ou d’une demande devant être traitée rapidement. 
  •       Le quadrant 2 recense celles qui sont importantes mais non urgentes. Il s’agit par exemple de missions qui n’ont pas une échéance proche mais représentent une importance certaine. Ce sont des éléments à planifier dans les jours, ou les semaines à venir. 
  •       Le quadrant 3 recense les tâches qui ne sont pas importantes mais urgentes. Ce sont des éléments dits « perturbateurs » qui nécessitent une attention sans avoir d’impact réel sur notre travail. Il s’agit par exemple de demande de collaborateurs, qui sont importantes pour d’autres mais pas pour vous, des tâches que vous pouvez déléguer à d’autres personnes.  
  •       Le quadrant 4 recense les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes. Il s’agit de tous les éléments parasites que vous pourrez abandonner pour gagner en efficacité : mauvaises habitudes, distractions, ruminations…

 2/ Commercial : couplez votre prospection clients avec des supports digitaux

La meilleure façon de développer votre entreprise est d’augmenter la quantité de travail que vous faites avec de nouveaux clients. La meilleure façon d’y parvenir est de prospecter. Lorsque vous êtes dans le processus de prospection, vous devez garder à l’esprit certaines choses. La prospection est un jeu de chiffres. Plus vous parlez à de personnes, plus vous avez de chances d’obtenir un nouveau client. Vous devez également vous assurer que vous ciblez les bonnes personnes. Si vous cherchez une entreprise spécialisée dans la fabrication, n’appelez pas à froid quelqu’un qui fait des travaux de sous-traitance. Vous devez également vous assurer que vous ratissez suffisamment large.

Dans un secteur concurrentiel comme celui de l’intérim, l’un de vos objectifs est dans doute de développer votre portefeuille de clients pour faire durer la relation tripartie gagnante : agence / entreprises / intérimaires. Ainsi, votre stratégie d’acquisition clients doit être à la fois rodée et efficace.

Dans le cadre de votre prospection, un atout majeur réside dans le fait de répondre aux besoins et problématiques de vos clients. En somme, être au bon endroit au bon moment.

Nous vous conseillons :

  •       De prendre le temps de réfléchir de définir efficacement vos cibles (qui, quoi, où, quelle taille, quel secteur géographique).
  •       De travailler votre communication en amont pour être connu par vos prospects : rédaction d’articles blog, emailing, référencement, communication sur les réseaux sociaux.
  •       De définir les canaux de prospection existants et ceux adaptés à votre cible.
  •       De préparer un argumentaire imparable, qui recense les avantages de votre agence (facteurs différenciants).

 

3/ Commercial : incitez vos clients à formuler leurs besoins le plus clairement possible

En prospection, autant qu’en suivi client, n’hésitez pas à demander à vos clients de formuler leurs besoins le plus clairement possible afin d’éviter de perdre du temps en proposant des intérimaires qui ne correspondent pas exactement à leurs besoins. Posez-leur des questions ouvertes sur leur entreprise et les problèmes qu’elle rencontre. Un simple « Parlez-moi de votre entreprise » constitue généralement un bon point de départ. Une fois que vous avez recueilli quelques informations auprès de votre nouveau contact, vous pouvez commencer à formuler vos propres questions. Quel est l’objectif principal de l’entreprise de votre prospect ? Qu’est-ce qui doit être résolu pour que cet objectif soit atteint ? Quels sont les principaux obstacles qui empêchent cet objectif d’être atteint ?

 

4/ Recrutement : gagnez du temps dans votre sourcing

Notion ô combien importante dans le secteur, le sourcing candidats consiste à trouver les meilleures sources de candidats dans le but de recruter le candidat qui correspond au mieux au profil que vous recherchez pour un poste spécifique. Il également aussi la constitution d’un vivier de candidats.

Une mission vient de tomber : et si vous commenciez par vous replonger dans les candidatures archivées ? Vous connaissez peut-être déjà le candidat idéal !

A tous les niveaux, la qualité de votre réseau est fondamentale. Vous pouvez ainsi l’activer dès qu’un besoin spécifique se fait ressentir pour l’un de vos clients. Il peut s’agir de votre réseau personnel, de celui de vos collaborateurs ou bien de vos clients et fournisseurs.

Ensuite, citons les sources classiques parmi lesquelles :

  •       Les sites d’annonces ou les sites d’emploi : pensez aux questions obligatoires pour effectuer un premier filtre de candidatures.
  •       Les forums et salons dédiés au recrutement.
  •       Les blogs d’experts sur des domaines particuliers en fonction de vos besoins.
  •       Les cabinets de recrutement.
  •       Les réseaux sociaux : Linkedin est devenu un outil de sourcing incontournable avec plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs. Si vous ne la connaissez pas déjà, nous vous conseillons la recherche booléenne pour filtrer vos recherches : « OR » si deux appellations correspondent au métier recherché, « NOT » pour éviter des termes inadéquats, « * » pour un terme aux différentes appellations tel que « market* » pour marketeur et marketing. En matière de réseaux sociaux, nous n’en parlons pas assez mais il faut savoir que Facebook permet également la diffusion d’offres d’emploi et que cette dernière est plutôt efficace.

 

5/ Ressources humaines : facilitez la prise de contact avec vos intérimaires

Une fois la mission reçue, nous savons bien à quel point il peut être chronophage de sélectionner les profils adéquats puis de le contacter un à un. Nous contactons le candidat, nous laissons un message sur son répondeur. Il nous rappelle, laisse un message sur notre répondeur. Et ainsi de suite. 😞

Saviez qu’un outil vous permettait d’automatiser cette démarche ?!

C’est outil, c’est Timeko. Il s’agit, en termes techniques, d’une « solution Saas » d’envoi de messages SMS et multi-canal en masse offrant une gestion efficace des réponses. Dans le secteur de l’intérim, Timeko permet aux chargés d’affaires de connaître très rapidement la disponibilité des intérimaires par un système de réponse simple par OUI / NON. L’outil est utilisable via différents canaux : SMS, emails ou messages in app. Les gestionnaires d’agence affirment gagner entre 6h et 10h par semaine en utilisant cet outil !

 

Nous espérons que ces conseils vous seront utiles dans votre quotidien qui demande beaucoup d’organisation ! Si vous souhaitez partager avec nous d’autres conseils pour faire gagner du temps à un professionnel de l’intérim, n’hésitez pas à commenter cet article !

*Source : manager-go