Dernière mise à jour : 25/09/2023

Politique de confidentialté

1. Définition

Donnée personnelle :                 Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Traitement :                                Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Fichier :                                        Tout ensemble structuré de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés, que cet ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de manière fonctionnelle ou géographique.

Responsable de traitement :     La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

Sous-traitant :                             La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Destinataire :                               La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

2. Les données collectées par LINKAVIE
3. 
   

2.1.       Quelles sont les données collectées

2.1.1. L’Application TIMEKO

Lors de la souscription à l’Application TIMEKO, il est nécessaire d’indiquer un interlocuteur au sein de l’entreprise, de l’association ou autre personne morale. Par ailleurs, dans le cadre de l’exécution du contrat, il est possible que LINKAVIE collecte les données personnelles de plusieurs interlocuteurs au sein de l’entité.

Pour s’inscrire en ligne sur la plateforme TIMEKO, vous devez remplir un formulaire. Les champs obligatoires sont indiqués par la présence d’un astérisque.

Dans le cas d’une inscription de l’administrateur Client et de la création de la communauté associée par l’administrateur LINKAVIE dans le back-office TIMEKO, vous devez également fournir un certain nombre d’informations (Nom, prénom, email, téléphone, photographie) permettant la création de votre compte.

LINKAVIE collecte l’adresse mail de l’administrateur pour l’envoi de mails d’information concernant LINKAVIE et la solution TIMEKO (Actualité, nouvelles fonctionnalités etc.)

LINKAVIE collecte votre identifiant Client, ce dernier reçoit un email lui permettant de définir son mot de passe personnel, pour son authentification.

Afin d’assurer le paiement de l’accès à la solution TIMEKO, les données bancaires relatives à vos moyens de paiement sont collectées par LINKAVIE à savoir : BIC/IBAN dans le cas de règlements par mandat SEPA.

Les données bancaires suivantes sont collectées par le prestataire bancaire de LINKAVIE : BIC/IBAN, votre nom dans le cas de règlements par mandat SEPA.

Un cookie d’authentification est installé sur votre terminal (token).LINKAVIE collecte les données lorsque :

• Vous concluez un contrat avec LINKAVIE
• Vous créez votre compte en ligne
• Vous nous contactez
• Vous naviguez sur notre application
• Vous exercez l’un des droits relatifs à vos données personnelles

2.1.2. Le site vitrine www.timeko.fr

LINKAVIE collecte les données personnelles suivantes lorsque vous souhaitez contacter LINKAVIE par le formulaire de contact ou effectuez une demande de démonstration via aussi le formulaire de contact :

• Nom
• Prénom
• Adresse mail
• Numéro de téléphone

Un cookie installé par un partenaire permettant de mesurer l’audience du site et de connaître la navigation afin d’optimiser l’ergonomie et la navigation du site internet.

2.1.3. Le Responsable de traitement

Le responsable de traitement est la société LINKAVIE n° RCS 804 953 958 dont le siège social est 455, rue de la Grande Tousque – 13100 Aix en Provence représentée par Monsieur Thomas LUQUET.

2.2.       Quelle est la base légale du traitement de vos données personnelles

• Traitement fondé sur la loi

En application du décret n° 3022-219 du 25 février 2011, LINKAVIE doit conserver les données permettant d’identifier toute personne ayant contribué à la création d’un contenu mis en ligne.

En votre qualité de professionnel, LINKAVIE dispose de la faculté de vous adresser des mails d’informations ou promotionnels sans le consentement du Client. En revanche, celui-ci dispose de la faculté de se désabonner à tout moment en cliquant sur le lien « se désabonner » disponible dans chaque mail d’informations ou promotionnel adressé par LINKAVIE. LINKAVIE collecte uniquement les adresses mails de l’Administrateur client.

• Traitement nécessaire à l’exécution du contrat

Afin de vous permettre d’accéder aux différents services proposés par LINKAVIE, vous avez accepté des conditions générales de vente.

Ce sont ces documents qui formalisent la relation contractuelle entre LINKAVIE et vous et qui constituent la base juridique des traitements des données personnelles par LINKAVIE.

Les données collectées sont donc nécessaires à l’exécution de ce contrat.

• Traitement fondé sur le consentement et l’intérêt légitime de LINKAVIE

LINKAVIE a un intérêt légitime à traiter les données personnelles afin de s’assurer, par exemple, de votre authentification ou encore de mesurer l’audience de l’application TIMEKO.

Bien que la loi permette à LINKAVIE de vous adresser des mails promotionnels (ou lettres d’information) en votre qualité de professionnel, LINKAVIE a décidé de ne vous adresser ces mails qu’avec votre consentement. Ainsi, aucun mail d’informations ou promotionnels ne sont envoyés aux utilisateurs et Utilisateurs externes de la communauté par LINKAVIE, sauf inscription active par ces derniers à la lettre d’informations de LINKAVIE.

Vous avez la possibilité de vous opposer à certains traitements comme en ce qui concernent l’envoi de mails promotionnels ou encore les cookies de mesures d’audience (concernant le site internet).

En revanche, vous êtes informé que le cookie d’authentification (token) est indispensable et systématiquement installé lorsque vous vous authentifiez sur l’application TIMEKO.

LINKAVIE s’assure de ne pas méconnaître votre intérêt et que cela ne vienne pas porter atteinte à votre vie privée.

2.3.       Quelles sont les finalités poursuivies ?

2.3.1. Application TIMEKO

Les finalités poursuivies sont :

• Inscription et création du compte en ligne
• Le paiement
• Exécution du contrat
• Prospection commerciale
• Réponse à vos correspondances
• Gestion des demandes d’exercice des droits relatifs aux données personnelles
• Gestion des impayés

Les finalités poursuivies lors de l’installation de cookie (token) dans le cadre de l’utilisation de l’application TIMEKO sont les suivantes :

• D’améliorer votre expérience (Maintien de connexions authentifiées, sauvegarde de préférences)
• D’assurer un accès sécurisé à votre compte en ligne afin de vous authentifier

2.3.2. Le site vitrine www.timeko.fr

Les finalités sont les suivantes :

• Répondre à votre demande de contact
• Répondre à votre demande de démonstration
• Vous adressez des mails promotionnels
• Gestion des demandes d’exercices des droits relatifs aux données personnelles

Les finalités poursuivies concernant l’installation du cookie de mesures d’audience sont :

• D’établir des statistiques et volumes de fréquentation de notre site public TIMEKO.fr afin d’optimiser le site internet et son ergonomie.

2.4.       Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?

Les données concernant l’envoi de mails d’informations ou promotionnels sont conservées pendant une durée de 3 ans à compter de la dernière activité sur la solution TIMEKO y compris l’envoi d’un courrier électronique.

Les statistiques de mesures d’audience et les données de fréquentation sont conservées pendant une durée de 13 mois conformément à la loi.

En cas de procédure judiciaire, les données personnelles vous concernant seront conservées afin de permettre à LINKAVIE d’assurer sa défense ou de lui permettre d’établir des faits si LINKAVIE est en demande.

Les données relatives à l’exécution du contrat sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle et feront ensuite l’objet d’un archivage intermédiaire afin de se conformer aux obligations fiscales et comptables (article L. 123-22 alinéa 2 du code de commerce – délai de 10 ans) ou légales telles que le délai de 5 ans qui est le délai de prescription applicable aux actions personnelles ou mobilières (article 2224 du code civil) applicables à LINKAVIE.

2.5.       Quelles sont les informations partagées avec des tiers ?

Certaines de vos données personnelles sont communiquées à nos sous-traitants :

• Expert-comptable (France)
• Apporteurs d’affaires
• Editeur de logiciel CRM et de facturation en ligne (Pays-Bas)
• AWS Europe dont le data center est à Paris et concerne l’hébergement de la solution TIMEKO. Les données concernées sont les données d’état civil ayant permis la création de votre compte et toutes les données saisies grâce à l’application TIMEKO. Les données peuvent dans certains cas être transférées aux USA, dans le cadre du patriot act.
• Société d’infogérance (France) : Infogérance de l’infrastructure Datacenter TIMEKO. L’infogéreur, expert en solutions Devops et infogérance d’infrastructure Cloud, a en charge le maintien en condition opérationnelle de la plateforme TIMEKO, assure la surveillance des services et la sauvegarde des systèmes. Il assure la sécurité des accès aux serveurs et bases de données pour la maintenance et la supervision des systèmes.
• OOO CODE TIBURON (Ukraine) : développement et maintenance de la solution Cloud TIMEKO. Le sous-traitant accède à des systèmes gérés par l’infogéreur permettant de déployer des mises à jour de code source, réaliser des opérations de maintenance, et accéder ponctuellement à la base de données lors de résolution de problèmes critiques. Ces accès sont autorisés de façon ponctuelle, par l’infogéreur, sous le contrôle de LINKAVIE et après demande auprès de LINKAVIE par OOO CODE TIBURON. Ces accès sont limités dans le temps et ont pour seule finalité d’assurer un haut niveau de service. Enfin, chaque demande est tracée dans un outil de gestion de tickets géré par l’infogéreur.
• Prestataire bancaire pour le règlement de l’abonnement.
• Editeur de logiciel d’email Marketing (France) LINKAVIE utilise un logiciel d’email Marketing développé par un éditeur Français et dont l’hébergement des données est réalisé en France et en Europe. Les données d’Etat civil sont stockées, dès lors qu’un utilisateur souscrit à la lettre d’informations LINKAVIE ou TIMEKO. Un utilisateur peut à tout moment se désabonner. De même, une autre solution d’email Marketing est également utilisée via les APIs de l’éditeur (Français) pour l’envoi de messages TIMEKO par le canal email. Chaque client dispose alors d’un sous-compte dédié.
• Opérateur Telecom (France) : Pour l’envoi de SMS, LINKAVIE s’appuie sur un opérateur Telecom Français dont les centres d’hébergement sont en France. Seuls les numéros de mobiles transitent par l’opérateur Telecom, pour assurer la bonne délivrabilité des messages par le canal SMS.
• Facebook® (US) : Pour l’envoi de messages via le canal Facebook Messenger®, activé à l’initiative des destinataires de messages. Les données personnelles des destinataires sont d’ores et déjà présentes sur Facebook® par la souscription du destinataire des messages TIMEKO via Facebook messenger®. Aucune donnée personnelle de TIMEKO, qui n’est pas déjà présente sur Facebook®, n’est transférée à Facebook®, l’utilisateur autorise simplement l’application TIMEKO à accéder à son compte Facebook afin que l’application TIMEKO puisse récupérer son ID Facebook messenger® pour permettre l’envoi de messages TIMEKO via ce canal.

Naturellement, LINKAVIE prend des mesures appropriées pour maintenir un niveau de confidentialité et de sécurité des données personnelles approprié. LINKAVIE exige par contrat de tous ses sous-traitants qu’ils mettent en œuvre toute mesure technique et organisationnelle appropriée, de façon continue, pour sécuriser les données personnelles et leur assurer le même niveau de protection que celui exigé par la règlementation européenne et françaises sur les données personnelles.

Pour ces sous-traitants, LINKAVIE a mis en place des clauses contractuelles standards adoptées par la Commission Européenne entre le responsable de traitement et le sous-traitant.

LINKAVIE communique les données bancaires à son prestataire bancaire situé en France.

3. Quels sont vos droits ?

3.1.       Votre droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir de LINKAVIE la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées. Dans l’hypothèse, où les données sont traitées, vous avez un droit d’accès à ces données et aux informations suivantes :

1. a) les finalités du traitement
2. b) les catégories de données personnelles concernées
3. c) les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données ont été communiquées ou vont être communiquées
4. d) si cela est possible, la durée de conservation envisagée des données ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée
5. e) l’existence du droit de demander à LINKAVIE la rectification ou l’effacement des données, ou une limitation du traitement ou du droit de vous opposer au traitement
6. f) le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
7. g) lorsque les données personnelles ne sont pas collectées auprès de vous directement, toute information disponible à la source
8. h) l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour vous

Par ailleurs, lorsque les données personnelles sont transférées vers un pays tiers ou à une organisation internationale, vous avez le droit d’être informée des garanties appropriées, en ce qui concerne le transfert.

LINKAVIE vous fournira une copie des données faisant l’objet du traitement.

LINKAVIE pourra exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire que vous demanderiez.

Si vous demandez une copie des données par la voie électronique, LINKAVIE les fournira sous une forme électronique d’usage courant à moins que vous demandiez qu’il en soit autrement.

Enfin, le droit d’obtenir une copie des données personnelles ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d’autrui.

3.2.       Votre droit de rectification

Vous disposez de la faculté de demander à LINKAVIE de rectifier vos données qui seraient inexactes, dans les meilleurs délais. Vous disposez aussi de la faculté d’obtenir que les données personnelles incomplètes vous concernant soient complétées y compris en fournissant une déclaration supplémentaire.

3.3.       Votre droit à l’effacement

Vous disposez du droit à l’effacement de vos données personnelles dans les meilleurs délais lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

1. a) Les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
2. b) Vous retirez votre consentement sur lequel est fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement concerné. Le retrait du consentement vaut pour l’avenir.
3. c) Vous exercez votre droit d’opposition et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement
4. d) Les données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite
5. e) Les données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

Vous êtes informé que le droit à l’effacement peut ne pas s’appliquer si le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

3.4.       Votre droit à la limitation du traitement

Vous disposez de la faculté de demander la limitation du traitement de vos données personnelles lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

1. a) Vérification de vos données après une contestation de votre part sur l’exactitude de vos données personnelles
2. b) Le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement de vos données personnelles et exigez la limitation de leur utilisation
3. c) LINKAVIE n’a plus besoin des données personnelles vous concernant pour le traitement mais les données sont nécessaires pour vous pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice
4. d) Vous vous êtes opposés au traitement et LINKAVIE vérifie le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par LINKAVIE prévalent sur vos motifs légitimes.

3.5.       Votre droit à la portabilité des données

Vous avez la faculté de recevoir vos données personnelles fournies à LINKAVIE dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine lorsque :

1. a) Le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat
2. b) et le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

Dans le cadre de l’exercice de ce droit, vous avez le droit d’obtenir de LINKAVIE que vos données personnelles soient transmises directement de LINKAVIE à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.

Le droit à la portabilité ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers.

3.6.       Votre droit d’opposition

En application du droit d’opposition, vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de données personnelles fondé sur les intérêts légitimes de LINKAVIE.

LINKAVIE ne traitera plus les données personnelles sauf si LINKAVIE démontre que des motifs légitimes et impérieux pour le traitement existent et prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

En outre, pour les données personnelles qui sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le lien figurant dans chaque mail adressé par LINKAVIE et de manière totalement gratuite ou bien par l’envoi d’un mail à LINKAVIE à l’adresse mail suivante : contact@timeko.fr

3.7.       Sort des données personnelles après la mort

En application de la loi, vous disposez de la faculté de définir vos directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles en cas de décès.

Vous pouvez nous communiquer vos directives ou bien les enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié. Vous pouvez donc désigner la personne de votre choix qui sera chargée d’exécuter vos directives. A défaut, il s’agira de vos héritiers.

3.8.       Comment les exercer ?

Vous pouvez exercer vos droits en adressant votre demande :

• Par mail à l’adresse suivante : contact@timeko.fr
• Par courrier à l’adresse suivante : Société LINKAVIE – 455, rue de la grande Tousque – 13100 Aix en Provence

Votre demande devra être accompagnée de la copie d’une pièce d’identité.

3.9.       Délai de réponse à votre demande

LINKAVIE dispose d’un délai d’un (1) mois pour vous répondre à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. LINKAVIE en informera la personne dans le mois de sa demande.

Votre demande devra être accompagnée d’une copie de votre pièce d’identité.

Dans l’hypothèse de l’exercice de votre droit de suppression ou bien de votre droit à l’effacement, vous êtes informé que LINKAVIE pourra être amené à conserver les données personnelles vous concernant sous la forme d’un archivage avant suppression pour la durée nécessaire afin de satisfaire aux obligations légales, comptables et fiscales.

Concernant les newsletters, offres promotionnelles, vous disposez de la faculté de vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien hypertexte disponible dans chacun des mails adressés par LINKAVIE.

Vous disposez en outre du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, autorité de contrôle (www.cnil.fr).

4. Où sont hébergées vos données ?

Vos données personnelles sont hébergées en France sur des serveurs sécurisés et dans l’Union Européenne.

Afin de vous rendre certains services, LINKAVIE est amené à transférer certaines données en dehors de l’Union Européenne. LINKAVIE prend toute mesure de sécurité et de confidentialité pour sécuriser les transferts de ces données et la réception de celles-ci. LINKAVIE exige par contrat que les sous-traitants concernés aux USA prennent des mesures techniques et organisationnelles appropriées notamment en prévoyant des clauses conformes au RGPD et aux recommandations de la Commission européenne (Cf. article 2.5 de la présente politique de confidentialité).

5. Les cookies

Lors de la consultation du site timeko.fr et/ou de votre connexion à l’application Timeko, des cookies sont susceptibles d’être installés et enregistrés dans des fichiers cookies installés sur votre terminal à savoir :

• Un cookie d’authentification (application TIMEKO)
• Un cookie de mesure d’audience (site vitrine timeko.fr)

Votre choix concernant les cookies

LINKAVIE vous informe de l’installation de cookies, de leur finalité et recueille votre consentement par l’intermédiaire d’un bandeau présent sur son site Internet.

Le cookie de mesure d’audience est installé sous réserve de vos choix exprimés relatifs à ce cookie et que vous pouvez modifier à n’importe quel moment.

Les cookies installés sur votre terminal le sont pour des finalités indiquées à l’article 2.3. de la présente Politique de confidentialité.

Le cookie de mesure d’audience a une durée de vie maximum de 13 mois comme cela est indiqué à l’article 2.4. de la présente politique de confidentialité.

Le traitement des données concernant les mesures d’audience reposant sur votre consentement, vous disposez de la faculté de le retirer à tout moment en le supprimant de votre navigateur, comme expliqué ci-après.

Si vous retirez votre consentement, sachez qu’un cookie sera installé afin de désactiver le dépôt du cookie de mesures d’audience sur le site www.timeko.fr.

Vous disposez de la faculté de configurer votre logiciel de navigation afin :

• D’accepter tous les cookies
• De refuser tous les cookies
• De refuser certains cookies en fonction des émetteurs

Seul le cookie d’authentification est nécessaire au fonctionnement de l’application TIMEKO. Vous avez la possibilité de demander que le cookie d’authentification soit désinstallé en adressant un mail à l’adresse suivante : contact@timeko.fr. Cependant, vous êtes informé que lorsque le cookie d’authentification sera désinstallé, vous ne pourrez plus accéder et utiliser  l’application TIMEKO sans que ce cookie soit à nouveau installé.

Afin de configurer votre logiciel de navigation, vous devez vous reporter au menu d’aide de votre navigateur.

• Firefox™ https://support.mozilla.org/fr/kb/activer-desactiver-cookies-preferences
• Chrome ™ https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr
• Internet explorer ™ https://support.microsoft.com/fr-fr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
• Safari™ https://support.apple.com/kb/ph21411?locale=fr_FR
• Opera™ http://help.opera.com/Windows/10.20/fr/cookies.html