Dans le monde concurrentiel de l’intérim, même les plus petits détails peuvent faire une grande différence. C’est pourquoi tant d’organisations ont mis en place des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité de leurs opérations et de leur personnel. Mais qu’est-ce que cela signifie pour votre agence ? Comment pouvez-vous mettre en place des indicateurs de performance à l’échelle de votre agence d’intérim ? Dans ce billet de blog, nous passerons en revue les différents axes de mesure et suggérons quelques indicateurs clés de performance à suivre pour une agence d’intérim.
Le Chiffre d’affaires facturé et le coefficient de marge
Le chiffre d’affaires d’une organisation est, bien sûr, un indicateur de performance (KPI) crucial. C’est la somme des revenus générés par l’organisation qui permet de payer l’ensemble des charges, y compris les salaires des employés. Il est toujours calculé hors taxes (hors TVA). Le chiffre d’affaires signé indique le chiffre d’affaires prévisionnel et prend en compte les mois à venir. Il y a généralement un décalage de quelques semaines, voire de plusieurs mois, entre le chiffre d’affaires signé et le chiffre d’affaires facturé. Cela permet d’améliorer la gestion de la trésorerie et l’estimation du fonds de roulement.
La marge ou le coefficient de facturation est également fondamental, en effet, plus ce coefficient est élevé, plus l’agence dégage des bénéfices. Le coefficient de facturation est le coefficient appliqué au salaire brut de l’intérimaire (versé à l’intérimaire) pour facturer l’entreprise utilisatrice de cette ressource. Ces coefficients sont directement issus d’une négociation entre l’agence et l’entreprise et varient généralement de 1,71 à 2,5 en fonction de différents facteurs, notamment la rareté du profil, la durée du projet et le type d’emploi. Les charges patronales, prises en charge par l’Entreprise de Travail Temporaire, seront pris en compte dans la fixation du coefficient de facturation
Le nombre d’entreprises utilisatrices
Il n’est pas judicieux de dépendre d’une poignée de clients pour 80 % de vos revenus, car l’entreprise serait affaiblie par le départ de l’un d’eux. Il s’agit des fameux 20/80 et cela vaut pour n’importe quelle entreprise ! Dans les faits, il est préférable d’avoir une grande quantité de clients qui génèrent presque le même montant de ventes. En effet, en cas de départ, il y aura moins de dommages si votre entreprise compte davantage de clients. Vous pouvez également calculer les revenus moyens par entreprises utilisatrices, en divisant le montant total facturé par la quantité de entreprises utilisatrices.
Le pourcentage de missions (non) pourvues
Pour diverses raisons, il arrive que des missions ne soient pas pourvues. Cela peut être dû à une pénurie de travailleurs ou à un manque de rapidité face à la concurrence, dans le cas où l’offre de mission a été transmise à plusieurs Entreprises de Travail Temporaire.
Il est intéressant de calculer la proportion de missions non pourvues par rapport à l’ensemble des missions commandées. Plus le taux de missions non pourvues est élevé, plus le manque à gagner est important.
Pour pallier ce risque, la messagerie TIMEKO pour l’intérim permet de contacter plusieurs centaines de candidats pour une mission en quelques minutes seulement et d’accélérer le recrutement :
- Le chargé de recrutement sélectionne les profils qui correspondent à la mission.
- Il ou elle envoie le descriptif de la mission aux candidats, par mail, par SMS, dans une application mobile dédiée ou bientôt par WhatsApp.
- Les réponses reçues sont catégorisées automatiquement par réponse “oui” ou “non” et le chargé de recrutement peut alors satisfaire la demande de l’entreprise utilisatrice plus rapidement.
Le nombre de missions prévues et d’intérimaires disponibles
Il est intéressant d’analyser le nombre de missions effectuées et menées à terme ainsi que le nombre de missions prévues pour anticiper d’éventuels recrutements. Il est important de noter que, globalement, plus les missions d’intérim sont longues, plus elles seront intéressantes pour l’agence.
Dans la lignée des missions prévues, il est indispensable d’avoir une vision limpide du nombre total d’intérimaires disponibles par métier ainsi que par zone géographique. Attention, lorsque nous parlons d’intérimaires disponibles, il s’agit également d’intérimaires qui ne souhaitent pas travailler dans telle ou telle entreprise pour des raisons personnelles. N’hésitez pas à leur demander des retours sur les missions et tenir compte de leurs impressions pour les missions à venir.
Le nombre d’équivalents temps pleins (ETP)
De nombreuses agences de travail temporaire utilisent des intérimaires à temps partiel ou pour de très courtes durées. Pour évaluer le nombre d’ETP (équivalents temps plein) employés par une entreprise de travail temporaire, il est essentiel de connaître le nombre d’heures facturées sur une période donnée. Pour ce faire, il suffit de diviser le nombre d’heures facturées en un mois par 151,67 (le nombre moyen d’heures travaillées par mois) ou en une semaine par 35 (le nombre légal d’heures travaillées par semaine). Le nombre d’ETP sur le mois ou sur la semaine peut alors être suivi. Vous pourrez réaliser ce calcul pour chacune de vos agences pour piloter et comparer leur activité ou pour chacune de vos entreprises utilisatrices pour obtenir une bonne cartographie de vos clients.
Vous pourrez ensuite suivre l’évolution du nombre d’ETP dans le temps pour suivre la progression et les tendances.
Nombre de candidats formés
Le nombre de candidats formés est un bon indicateur pour assurer le suivi de vos intérimaires et pour tendre vers une adéquation entre l’offre et la demande.
Il faut savoir que la branche professionnelle du FAF.TT est chargée de la formation pour les intérimaires. Celle-ci aide à l’identification des besoins de formation de l’entreprise puis s’assure de la qualité des formations dispensées. D’autre part, elle est l’interlocutrice privilégiée des intérimaires ayant un projet de formation ou désirant obtenir un financement de leur formation.
La satisfaction des entreprises utilisatrices
En collectant des données auprès de vos entreprises utilisatrices, vous pouvez mesurer leur niveau de satisfaction. En comparant le taux de satisfaction, vous pourrez identifier les segments d’entreprises les plus satisfaites par vos services et vous saurez ainsi auprès desquelles vous devrez consacrer plus de temps et de ressources pour améliorer votre taux de conversion global.
Pour mesurer la satisfaction client, ou plus précisément, la propension de clients prêt à recommander vos services, le NPS (Net Promotor Score) est un indice fréquemment utilisé. Ils’agit pour vos clients de répondre à la question : “A quel degré êtes-vous suceptible de promouvoir nos services ? ». Les réponses sont classifiées entre 0 (pas du tout probable) et 10 (très probable). De 0 à 6, on trouve les détracteurs, 7 ou 8, les passifs et enfin 9 ou 10, les clients promoteurs. Le NPS est alors le pourcentage de clients promoteurs auquel on soustrait le pourcentage de clients détracteurs. Un NPS positif est encourageant. Un NPS au-delà de 50 indique un très bon niveau de satisfaction client.
Le bien être des employés et des intérimaires
Si le niveau de satisfaction des entreprises utilisatrices est important, celui de vos employés et intérimaires l’est tout autant. L’indice eNPS (Employees Net Promotor Score) est parfois évalué et permet de jauger la proportion de vos employés vous désignant comme faisant partie des “meilleures agences d’intérim dans lesquelles travailler”.
Il est essentiel de prévoir un certain nombre d’actions liées à la qualité du travail afin de réduire le niveau de stress ressenti par les responsables du recrutement. Des outils informatiques adaptés, performants, intuitifs et rapides permettent de mieux organiser le travail et de réduire la charge mentale des employés. De bons outils participent à réduire le churn des employés et par conséquent à capitaliser sur votre savoir-faire sur le long terme. Aussi, une communication bienveillante, la mise en place de petites attentions telles que les cadeaux de fin d’année et les messages pour les anniversaires feront toute la différence. D’autre part, la présence d’un psychologue ou d’un médiateur peut être utile si l’employé en ressent le besoin.
Pour conclure, plusieurs indicateurs financiers vous permettent de mesurer la performance de votre agence d’intérim mais d’autres indications telles que le niveau de satisfaction des entreprises utilisatrices et employés compte également. La communication reste également un élément majeur, et à ce niveau, TIMEKO sera votre meilleur allié !