Le métier de chargé de planning a plusieurs facettes. Il conçoit le plan de transport, organise et modifie les horaires et la circulation des véhicules, choisit les itinéraires et prévoit les délais. Il doit gérer les imprévus et faire face à la pression des délais tout en restant rigoureux. Âme dirigeante, il est amené à la fois à optimiser les trajets et à surveiller la gestion des ressources humaines. Dans le secteur du transport, la charge mentale peut être difficile à gérer. Fort heureusement, de nombreuses solutions existent pour faciliter le quotidien du chargé de planning dans le transport !
1. Rédiger des devis et des offres de prestations suivant les désidératas du client, son budget et ses contraintes
La prestation de transport nécessite des devis spécifiques, surtout dans le cadre de contrats de longue durée. Pour rédiger ces documents, le chargé de transport doit déterminer les besoins spécifiques de chaque client. D’une part, il doit connaître les contraintes de chaque transporteur, d’autre part, il doit s’adapter aux désidératas du client. Les devis de transport sont régis par la loi n°2003-710 du 1er août 2003. L’objectif du devis est d’informer le client sur les délais, le coût et la nature de la prestation. Le devis de transport doit être remis à la demande du client ou lors de la signature d’un contrat de transport.
Sachez que, si plusieurs solutions clés en main existent, les devis doivent répondre à une série de critères afin de se différencier de la concurrence. Ces critères sont : la présentation, la mise en page, la mise en forme, le contenu et le contenant. Aussi, nous vous proposons de découvrir deux solutions pour rédiger les devis et les offres de prestations : la solution gratuite et la solution payante.
Le logiciel de facturation gratuit Facture.net est un logiciel de facturation 100% gratuit qui est dédié aux TPE, PME et freelances. Grâce à ce logiciel de facturation gratuit, vous pourrez gérer vos factures et suivre vos clients et leur paiement. Le logiciel permet : de créer vos devis et factures, de gérer vos clients et déceler vos opportunités d’affaires grâce au CRM intégré et d’exporter le tout en 1 clic.
Autre solution : Sellsy, qui permet de concevoir des devis et de générer des factures. Elle offre la possibilité de créer des relances automatiques et de suivre les encaissements. Le logiciel de facturation et de devis Sellsy fournit un ensemble de fonctionnalités pour faciliter la vie de tous les professionnels. Ce logiciel permet de concevoir des devis et de générer des factures, mais également de suivre l’encaissement (suivi des paiements par SMS et par e-mail ou encore par téléphone). De plus, Sellsy permet de mettre en place une gestion des stocks et d’envoyer des relances de paiement par SMS et par email.
2. Gérer les livraisons : suivre et vérifier la réalisation du transport
Les expéditions sont des étapes délicates dans la réalisation d’un transport. Pour ne pas perdre de vue votre colis et le suivre en temps réel, il est important de disposer d’un bon système de livraison. Nous allons vous expliquer comment choisir votre fournisseur et les services qu’il propose, comment gérer les livraisons et vérifier la réalisation du transport.
Jlogiciel est un logiciel de gestion de transport (30€ par mois) qui vous aide à réaliser des livraisons précises et à assurer une planification régulière de vos transports. Ce logiciel est un logiciel de transport de détail et de précision. Il va vous aider à créer des fiches de transport pour les trajets et toutes les livraisons. Il vous fera gagner du temps, car vous n’aurez plus besoin de recopier les adresses. Vous pourrez en plus rapidement déterminer le temps de trajet d’une livraison. Il est facile à utiliser et à prendre en main. Le logiciel dispose d’un système d’aide que vous pouvez utiliser pour apprendre en fonction de vos besoins. Il vous permet de calculer les délais de livraison et les prix unitaires. Vous pouvez créer des devis et des factures, et les modifier et imprimer à volonté. Vous pouvez importer/exporter des données dans un fichier Excel. Vous pouvez également gérer les routes et les déviations.
3. Réduire les temps et les coûts : transmettre les informations rapidement et efficacement
LINKAVIE a développé une application de gestion de remplacement et de réservation en 2 clics afin de répondre à une problématique de sous-traitance et de gestion de remplacement. TIMEKO transport est disponible via une extension web.
Voici son fonctionnement :
- Les gestionnaires sélectionnent les destinataires avec lesquels ils souhaitent communiquer rapidement et obtenir une réponse de type OUI ou NON (pour connaître leurs disponibilités, communiquer un changement d’horaire…) afin de prendre une décision rapide.
- Ils envoient une demande par message SMS, email, in-app ou WhatsApp
- Les destinataires du message répondent simplement par OUI ou NON avec ou sans commentaire
- Les réponses sont catégorisées automatiquement
- Suivi conversationnel avec chacun des destinataires (de façon groupée ou un à un)
4. Gestion des ressources humaines et management des chauffeurs : anticiper l’absentéisme
Dans le secteur du transport, tout est une question de temps. Les délais sont importants. La qualité de service est primordiale. Les gens s’attendent à un service rapide. Les chauffeurs sont soumis à des pressions dans leurs horaires de travail. Il y a une marge de temps limitée pour effectuer un trajet de A à B. Il est donc très important de bien anticiper l’absentéisme dans le secteur du transport.
Voici quelques conseils pour remédier à cela. Quand on parle d’absentéisme, on a souvent tendance à penser à un problème de santé. Cela peut être le cas, mais il n’est pas le seul. Le manque de motivation, par exemple, peut aussi être une cause d’absentéisme. En fonction du problème, différentes solutions peuvent être envisagées. Parmi les solutions envisageables, on peut citer la mise en place de congés de formation, de congés de mise à niveau ou de congés de bilan de compétences. Dans tous les cas, la bonne nouvelle est que ces congés permettent de réduire l’absentéisme et augmenter votre productivité.
Plus généralement, les astuces qui permettent de réduire le taux d’absentéisme sont :
- Améliorer sa communication en donnant aux salariés les moyens de s’exprimer.
- Opter pour un management bienveillant ainsi qu’une politique RH efficace dans le but d’éviter le stress et la démotivation.
- Améliorer l’organisation interne et identifier précisément les tâches de chaque salarié.
Et vous, quelles sont vos astuces pour faciliter votre quotidien de chargé de planning ?