Par Manon Pomeroy de Timeko
On le sait tous : organiser un événement, ce n’est pas juste réserver une salle, commander des petits fours et croiser les doigts pour que tout roule le jour J. Non, ça va beaucoup plus loin que ça. Derrière chaque événement réussi, il y a une stratégie bien ficelée, une communication millimétrée et surtout… une vraie implication de tous les acteurs concernés.
Alors comment fait-on pour que ça marche vraiment ? Comment créer cette fameuse alchimie entre visibilité, engagement et expérience mémorable ? Dans cet article, on va voir ensemble les 3 grandes étapes indispensables pour une communication événementielle qui claque – pas seulement sur Insta, mais dans les têtes et les cœurs.
Allez, on attaque ?
1. Avant tout, on prépare le terrain : stratégie, messages, contenu
D’abord : on se pose les bonnes questions
Pourquoi on fait cet événement ? Quelle est notre vraie intention derrière ? Est-ce qu’on veut booster notre notoriété, lancer un nouveau produit, renforcer la cohésion interne, séduire de nouveaux clients ? À partir de là, tout devient plus clair.
Et si on ne connaît pas bien notre public cible, ça devient vite brouillon. Parler à tout le monde, c’est risquer de ne toucher personne. C’est pour ça qu’on doit segmenter notre audience, comprendre ses attentes, ses habitudes, ses canaux préférés. Un public de professionnels ne consomme pas l’info de la même façon qu’un public étudiant, par exemple.
Une stratégie, c’est pas du blabla
Ce n’est pas juste une to-do list, c’est la colonne vertébrale de notre communication événementielle. On y inscrit les messages clés, les supports qu’on va utiliser (réseaux sociaux, email, affichage, etc.), le ton (formel ? décontracté ?) et le fameux calendrier de diffusion.
On évite d’improviser à la dernière minute, car un plan bien ficelé, ça permet de rester cohérent du début à la fin. Et franchement, ça enlève pas mal de stress.
Du contenu qui donne envie
On l’a tous vécu : ce post Insta qui donne direct envie de s’inscrire à un événement, ou ce teaser vidéo qui fait monter la hype. C’est exactement ce qu’on vise ici. Le contenu doit être attractif, différent, et surtout, adapté à chaque cible.
Un petit secret qui marche bien : créer un hashtag dédié. C’est simple, mais super efficace pour créer une dynamique en ligne, suivre les conversations et donner de la visibilité à l’événement.
Et puis, il y a un truc qu’on sous-estime souvent : le pouvoir du bouche-à-oreille. Si vos partenaires, intervenants ou même les premiers inscrits parlent de votre événement, le partagent, le commentent… vous touchez une audience bien plus large que vous ne l’auriez imaginé.
Je me souviens d’un événement que j’avais organisé où une seule story postée par un intervenant a généré une vague d’inscriptions. Comme quoi, parfois, une publication vaut mieux qu’un budget pub.
2. Une communication multicanal : parce que tout le monde n’est pas sur LinkedIn
Vous vous êtes déjà demandé pourquoi certaines campagnes fonctionnent et d’autres tombent à plat ? Souvent, c’est une question de canaux de diffusion. Si on mise tout sur un seul support, on passe à côté de plein de monde.
Plus on est visible, plus on a de chances de cartonner
Aujourd’hui, nos publics sont éparpillés : certains scannent leur boîte mail à 8h, d’autres scrollent Instagram pendant leur pause dej, d’autres encore ne jurent que par WhatsApp ou les SMS. Si on veut vraiment capter l’attention, il faut être présent là où ils sont, quand ils y sont.
Et bonne nouvelle, il existe des outils comme Timeko, qui permettent d’envoyer des messages en masse sur différents supports (SMS, WhatsApp, email). Pratique pour confirmer une inscription, rappeler une info de dernière minute, ou même relancer les indécis.
Multiplier les points de contact, c’est booster l’engagement
Quand quelqu’un entend parler plusieurs fois d’un même événement – via un post LinkedIn, un email, une pub Instagram – ça reste dans sa tête. Il y a plus de chances qu’il clique, s’inscrive, partage… C’est la répétition qui fait mouche, mais attention à ne pas être lourd non plus.
Et puis, en laissant les participants choisir leur canal préféré, on améliore leur expérience. Ils se sentent écoutés, respectés, et ça, c’est déjà un premier pas vers l’engagement.
On fidélise aussi comme ça
Un bon événement, c’est bien. Un événement qui donne envie de revenir, c’est mieux. Et pour ça, une communication régulière, personnalisée, multicanal… ça change tout. On garde le lien, on montre qu’on est à l’écoute, on donne de la valeur.
Je me rappelle d’un salon pro où, après l’événement, on a simplement envoyé une vidéo des coulisses à tous les participants. Résultat : une vague de remerciements, des re-partages, et un taux de réinscription record pour l’édition suivante.
3. Impliquer les parties prenantes : parce qu’un événement, ça ne se fait jamais tout seul
C’est un point qu’on oublie trop souvent. Pourtant, les participants, partenaires, intervenants, fournisseurs, membres de l’équipe… ont tous un rôle à jouer dans le succès de l’événement.
On commence par les connaître
Qui sont-ils ? Qu’attendent-ils ? Qu’est-ce qui les motive ? Ce travail de cartographie des parties prenantes, il peut paraître un peu technique, mais il est essentiel. Car on ne parle pas de la même façon à un logisticien qu’à un VIP client ou à un influenceur.
Ils doivent se sentir impliqués dès le départ
Un partenaire qu’on implique dans les choix stratégiques (lieu, format, public cible…) se sentira valorisé. Idem pour un intervenant qu’on consulte sur les sujets à aborder. On crée une dynamique de collaboration, et non de simple exécution.
Et c’est là que ça devient intéressant : plus on donne la parole, plus les gens s’investissent. Et ça se ressent le jour J. Les échanges sont plus vrais, plus fluides, plus humains.
Une communication claire, régulière, humaine
Rien de pire que de recevoir des infos contradictoires ou incomplètes à la veille d’un événement. Pour éviter ça, on établit un plan de com interne bien huilé. Emails, réunions, outils collaboratifs : chacun sait où, quand, et comment accéder à l’info.
Et si on peut personnaliser un peu (même un simple prénom dans un message), ça fait toujours son petit effet.
Créer du lien, tout simplement
Réunions préparatoires, brainstormings, cafés virtuels, groupes WhatsApp… tous les moyens sont bons pour favoriser les échanges. Et ça paye : quand les gens se sentent écoutés et compris, ils s’investissent naturellement davantage.
Une anecdote : lors d’un festival, un simple groupe Telegram avec les bénévoles a permis de désamorcer des imprévus en temps réel, avec une réactivité bluffante. Et une ambiance super conviviale en bonus.
Et côté participants ?
Là aussi, on peut faire des merveilles. Concours, sondages en live, ateliers participatifs… Tous ces éléments permettent de transformer les participants en acteurs de l’événement.
On peut même aller plus loin avec un peu de gamification. Badges à collectionner, challenges photos, quizz interactifs… Il n’y a pas de limite à la créativité.
Conclusion : une communication événementiel, c’est de la stratégie, de l’humain et un brin de folie
Ce qu’on a vu ensemble, c’est qu’une communication événementiel réussie repose sur trois piliers solides : une stratégie bien pensée, une présence multicanal efficace, et une implication sincère des parties prenantes.
Mais au-delà des méthodes et des outils, ce qui fait vraiment la différence, c’est l’énergie qu’on y met, la capacité à raconter une histoire, à créer un lien, à faire vivre une expérience.
Alors, prêt à repenser vos événements ? À les rendre plus humains, plus engageants, plus mémorables ?
Si vous deviez retenir une seule chose : chaque moment de communication, du teaser au remerciement final, est une opportunité. Une opportunité de marquer les esprits. De fédérer. De faire vibrer.
Et si vous avez besoin d’un coup de pouce pour structurer tout ça, on est là pour en parler !