Dans le domaine de l’Intérim, la qualité et rapidité du recrutement sont des éléments décisifs. Les chargés de recrutement disposent de plusieurs centaines de CV chaque jour sans compter les nouvelles candidatures, il est donc à la fois difficile et chronophage pour les agences de trouver le candidat idéal et disponible. Depuis quelques années, le parcours de recrutement d’une agence d’intérim est assisté par un logiciel de recrutement – ou ATS (Applicant Tracking System). Il existe deux types de logiciels : les logiciels installés localement et les plateformes en ligne (également appelées logiciels SaaS). Pour trouver le meilleur logiciel de recrutement pour votre entreprise, commencez par vous poser ces questions : Quelles sont les fonctionnalités souhaitées de ce logiciel ? Quelles sont les exigences en termes d’intégrations aux systèmes existants de l’entreprise ? Quel est son modèle économique et son coût ? Quelles sont les évolutions à venir et sont-elles en phase avec la stratégie?
L’intérêt du logiciel de recrutement
Un logiciel de recrutement offre de nombreux avantages, notamment la centralisation des informations relatives aux candidatures et un suivi optimal. Il existe de nombreuses autres raisons d’utiliser un logiciel de recrutement, outre une gestion centralisée du recrutement :
Gain de temps dans la gestion des candidatures
En automatisant le processus de candidature, les RH et le personnel opérationnel peuvent se concentrer sur la conduite d’améliorations stratégiques au lieu de gérer des volumes élevés de candidatures. En effet, le logiciel de recrutement vous assiste depuis la diffusion et la gestion des offres d’emploi sur des Job boards jusqu’à la prise de rendez-vous avec les candidats et le suivi de ces derniers. Certaines fonctionnalités avancées permettent même parfois l’analyse des CV à votre place ! Vous pouvez en effet, réaliser des recherches par mots clés. Le logiciel de recrutement va alors automatiquement identifier ces mots clés ou des synonymes dans les CVs des candidats, et proposent des résultats par pertinence. Selon des algorithmes d’intelligence artificielle, l’outil est en mesure d’identifier les candidats répondant au mieux aux critères de recherche. Certains vont même beaucoup plus loin avec l’intelligence artificielle et sont capables d’identifier de bons candidats, non pas par des mots clés correspondant à des qualifications recherchées, mais par des « soft skills » (Savoir être) adaptées à telle ou telle qualification. Il n’est en effet pas rare, qu’au-delà d’une expertise technique qui peut être couverte par de la formation, plus important sont les capacités humaines des candidats recherchés.
Efficacité dans le recrutement
Trouver les bons candidats est un réel enjeu pour les professionnels des ressources humaines. Un outil de recrutement doit les aider à attirer les meilleurs candidats en rendant le processus de candidature simple, grâce à la visibilité des offres d’emploi publiées sur les sites d’emploi, à l’accessibilité du site de carrière et aux candidatures spontanées, par exemple. Aussi, l’utilisation d’un logiciel de recrutement de type ATS (Applicant Tracking System) permettra au chargé de recrutement de planifier son activité de recrutement, de gérer les réponses aux offres, de gérer entretiens, relancer et suivre les candidats. Le chargé de recrutement organise son activité, à l’aide de tableaux de bords et la gestion de de tâches, avec des rappels, de la même façon qu’un CRM permet de gérer des prospects et des clients sur des affaires. Le logiciel de recrutement permet ainsi au chargé de recrutement de gérer son recrutement avec méthode, de façon systématique, sans risquer d’oublier d’envoyer un rappel ou de libérer créneau de rendez-vous par exemple.
Données centralisées et sécurisées
En gérant vos informations de recrutement (CVthèque etc.) dans votre ATS, vous limiterez le risque de perte de données ou de fichiers. La complexité de la gestion des recrutements n’est pas uniquement de trouver des candidats, mais aussi de maintenir à jour les informations associées aux candidats. Car si un candidat ne répond pas à un besoin un jour, il peut être à nouveau sollicité quelques semaines ou mois après pour un autre poste. Il est donc primordial de maintenir des données à jour, et c’est ce que permet un logiciel de recrutement, par la centralisation de toutes les données et documents (CV, pièces d’identités, permis de conduire etc.) en un seul et même système informatique. Cela nécessite par contre une gestion précise de sa CVThèque et de ses candidats, c’est parfois la limite de l’ATS car il n’automatise pas le suivi, mais un bon chargé de recrutement qui suit ses dossiers pourra assez simplement tenir à jour ses dossiers candidats.
D’autre part, avec les exigences RGPD, il est devenu inévitable de s’appuyer sur un logiciel de recrutement de type ATS en mode SaaS (Dans le Cloud) qui est en général conforme à ces exigences RGPD, garantissant une sécurisation de la donnée (Chiffrement de la donnée, sauvegardes etc.) et permettant le droit à l’oubli (Effacer les données candidat si un candidat l’exige). On préférera d’ailleurs les logiciels de recrutement hébergés en France, selon les recommandations de la CNIL.
Constitution d’une CVthèque exhaustive
De nombreuses entreprises utilisent des CVthèques externes lorsqu’elles recherchent de nouveaux employés. La tenue de votre propre base de données de talents simplifiera certainement vos futures embauches. Un logiciel de recrutement et un programme de gestion des candidats peuvent aider les recruteurs à tenir leurs bases de données à jour et à trouver rapidement le bon candidat si nécessaire. Le “Sourcing”, comme dit autrement, est un enjeu stratégique pour les entreprises. Il existe de nombreuses plateformes, et différentes méthodes pour développer une CVThèque:
- Dépose d’annonces sur les sites de carrière
- Parrainage
- Actions Marketing incitatives
- etc.
Les annonces sur les sites de carrières sont généralement très coûteuses, aussi est-il recommandé de les utiliser à bon escient. L’animation de son vivier devient alors un vrai enjeu stratégique, afin de fidéliser les candidats ou à minima de garder un bon contact pour pouvoir faire appel à ces contacts au moment opportun : La bonne offre correspondant au bon candidat au bon moment.
L’animation des candidats peut passer par des actions toutes simples telles que des afterworks, la proposition de formations, souhaiter les anniversaires etc. Il s’agit d’être créatif.
Le logiciel de recrutement va permettre ainsi de gérer ce type d’actions, dans un but unique, tenir à jour une CVThèque avec des données de qualité pour être utilisées le moment voulu.
Identification des “soft skills”
Certains logiciels de recrutement, ou des add-on (compléments logiciels) s’intégrant à des logiciels de recrutement permettent, par exemple par le biais de questionnaires, associés à de l’intelligence artificielle, d’identifier des « soft skills » (Savoir être) qui vont venir compléter un CV et donner plus de chances au chargé de recrutement d’identifier des candidats plus pertinents que jamais pour un poste donné. On entend parler de plus en plus du “No CV”, notamment avec les nouvelles générations, et le manque de candidats et de candidatures. Si bien que les entreprises sont aujourd’hui prêtes à embaucher en prenant à leur charge une formation. Par contre, il est important que le savoir être du candidat soit en phase avec la culture d’entreprise, et avec les compétences humaines requises pour le poste envisagé. Ce sera donc un vrai plus si le logiciel de recrutement intègre ou fonctionne avec une solution de détection de « soft skills ».
Suivi et analyse des process de recrutement
Des statistiques précises sont essentielles pour optimiser vos campagnes de recrutement. Grâce à votre logiciel de recrutement, vous serez en mesure d’analyser et d’améliorer vos efforts de recrutement sur la base d’indicateurs clés de performance tels que le nombre de recrutements effectués, la quantité de candidatures traitées, la quantité de candidatures spontanées reçues, l’origine des candidatures, le temps nécessaire au recrutement et d’autres données encore. Des tableaux de bord souvent personnalisables permettent à chaque chargé de recrutement de synthétiser son activité ou ses tâches à réaliser, et de mettre en avant les échéances pour un pilotage optimal.
L’amélioration de votre “image de marque”
L’image de l’employeur est un élément à ne pas négliger lors de vos recrutements fréquents. Vous devez donner envie aux candidats de travailler pour vous et leur permettre de postuler s’ils vous connaissent déjà ou découvrent votre site web. Pour ce faire, vous devez disposer d’un site web de carrière où vous publiez toutes vos offres d’emploi actuelles et où les candidats peuvent déposer leurs candidatures spontanées. Certains ATS vous donnent la possibilité de créer votre propre site de carrière sur la base d’un modèle personnalisable. L’intérêt de travailler son site carrière sur la base des technologies de l’ATS est que les candidatures seront synchronisées et intégrées de façon native avec l’ATS et les offres d’emplois, ce qui facilite grandement le processus de recrutement.
Comparatif des 12 meilleurs logiciels de recrutement
Il existe des centaines d’ATS sur le marché, pour choisir celui correspond au mieux à vos besoins, commencez par choisir celui qui proposera un maximum de fonctionnalités telles que :
- La collecte de CV
- La diffusion d’annonces sur plusieurs sites de recrutement
- Le suivi et la gestion des candidatures
- L’identification de profils
- L’identification de « soft skills »
- La recherche avancée et la présentation par pertinence des profils
- Le partage de profils
- L’organisation d’entretiens physiques ou vidéos
- L’envoi de SMS en masse aux candidats
- La réalisation de statistiques précises
Sigma RH
Le module de gestion du recrutement de SIGMA-RH permet de gérer efficacement une candidature et de gagner du temps. Vous pouvez recevoir un accusé de réception automatique de l’acceptation de la candidature, organiser des entretiens de recrutement, envoyer des e-mails de rejet automatiques aux candidats non retenus et générer des contrats de travail.
Sigma-RH propose les fonctionnalités suivantes :
CORE RH
- Gestion administrative
- Self-service
- Centre de services partagés
GESTION DU TEMPS
- Congés et absences
- Temps et activités
- Notes de frais
- Planification
GESTION DES TALENTS
- Recrutement et entretiens
- Formations
- Compétences GPEC
GESTION DE LA SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL
- Accidents du travail et maladies professionnelles
- Risques professionnels
- Vaccinations
- Compte professionnel de prévention
GESTION DES RELATIONS SOCIALES
- Gestion de la BDESE
- Gestion des IRP
- Gestion du RUP
- Gestion des élections
- Gestion des grèves
- Gestion des rapports RSE
Beetween
Beetween est une approche de recrutement numérisée et simplifiée que les professionnels des RH peuvent utiliser. De la recherche de candidats à la phase d’entretien, Beetween vous accompagne à chaque étape du processus de recrutement.
Beetween propose les fonctionnalités suivantes :
- Multidiffusion
- Gestion de CVthèque
- Communication
- Recrutement collaboratif
- Statistiques
- Site carrière
Eolia Software
Eolia Software propose 3 applications SaaS : un logiciel de recrutement, un logiciel de gestion des compétences et un logiciel de sourcing web. Quelle que soit votre activité principale ou la taille de votre entreprise, nous pouvons adapter notre solution flexible à vos besoins. Vous pouvez également souhaiter inclure les médias sociaux dans votre processus de recrutement afin d’augmenter votre taux de réussite. En plus de gérer toutes vos candidatures, vous pouvez également faire appel à un recruteur indépendant pour trouver vos moutons à 5 pattes.
Eolia propose les fonctionnalités suivantes :
- Sourcing
- CVthèque
- Multidiffusion
- Gestion des candidatures
- Matching recrutement
- Parcours candidat
- CV anonyme
- Automatisation
- Processus de recrutement
- Multilingues
ScopTalent
ScopTalent est un logiciel de recrutement qui permet de recruter sans effort dans tous les domaines. Grâce à une gamme de fonctions de recrutement automatisées, ScopTalent automatise le processus de recrutement. Vous pouvez, entre autres, publier des offres d’emploi, suivre et gérer les candidatures, envoyer des réponses automatiques aux demandeurs d’emploi, et suivre et évaluer les performances. Le temps gagné par l’automatisation du processus de recrutement permet aux recruteurs de se recentrer sur leur travail principal, à savoir l’acquisition de talents. Le gain de temps et de ressources est crucial pour gagner du temps et des ressources.
Fonctionnalités :
- Gestion des offres d’emploi
- Sourcing
- Qualification
- Suivi de l’activité
Jobaffinity
Jobaffinity est une technologie de recrutement tout compris pour une utilisation sur différents supports. Il fournit plusieurs modules pour les agences de recrutement, les entreprises et les administrations, ainsi qu’un logiciel de recrutement complet. En utilisant Jobaffinity, vous pouvez personnaliser votre processus de recrutement, constituer une réserve de candidats et maintenir une archive de CV. Vous pouvez, entre autres, publier vos offres d’emploi sur différents sites d’emploi, traiter les candidatures et organiser des entretiens.
Fonctionnalités :
- Gestion du recrutement
- Publication d’annonces
- Vivier de candidats
- Questionnaire
- Moteur de recherche
- Rapports & Analyses
- Avis opérationnels
- Mobilité
- Alertes
- CRM
Flatchr
Les entreprises de 50 à 5000 employés peuvent utiliser Flatchr, un logiciel de recrutement qui publie vos annonces sur les sites d’offres d’emploi ainsi que sur le site web de votre entreprise, mais qui collecte et évalue également les candidatures de manière efficace. Pendant le processus de recrutement, les managers peuvent être connectés, ce qui améliore la coopération. La cooptation fait également partie du processus de recrutement, qui peut être utilisé pour recruter via tous les réseaux. Pour cette raison, Flatchr permet de gagner du temps. Il rassemble tous les outils fondamentaux du recrutement (diffusion d’annonces, recherche d’emploi, gestion des candidatures, site carrière, cooptation).
Fonctionnalités :
- Multidiffusion
- Gestion des candidatures
- Statistiques
- Site carrière
- CVthèque
- Sourcing
Talentsquare
Talentsquare est un outil de recrutement d’emploi qui se dit simple et moderne. Il vous permet, entre autres, de diffuser automatiquement des offres d’emploi sur plusieurs plateformes et de suivre les réponses des candidats.
La solution propose :
- La gestion des talents
- La gestion des contrats temporaires
- Le recrutement multisectoriel
Hello Talent
Hello Talent se concentre sur le recrutement de nouveaux employés et la constitution d’un vivier de talents dédié. Elle est très collaborative (elle veut « faire du recrutement un sport d’équipe ») et permet de mieux comprendre chaque candidat.
Taleez
Taleez est une solution globale de gestion des candidatures et de diffusion d’offres d’emploi. Un ATS pour piloter intégralement vos processus de recrutement et intégrer vos équipes dans les décisions.
Taleez permet de gérer :
- Vos recrutements
- Le suivi des candidats
- La collaboration
- Différentes analyses
- La multidiffusion d’annonces
Eurécia
Le logiciel Eurécia propose quatre modules pour la gestion des talents : évaluation des compétences, entretiens d’embauche, formation et recrutement. Grâce à ces modules, les professionnels des RH peuvent gérer leur capital humain.
L’outil permet :
- L’administration du personnel
- La gestion des talents
- L’engagement et l’épanouissement du personnel
TalentLink
TalentLink rationalise votre recrutement afin que vous attiriez et embauchiez les meilleurs talents, que vous leur offriez le poste qui leur correspond le mieux et que vous les aidiez à rapidement devenir un membre productif de votre équipe.
Que vous recrutiez pour un seul site ou pour 100, vos recruteurs et responsables du recrutement peuvent facilement collaborer et gérer les candidats afin que ces derniers se sentent soutenus et liés à votre entreprise à chaque étape du processus de recrutement.
Simplifier vos processus complexes
Vous pouvez configurer TalentLink afin d’équilibrer les besoins spécifiques de vos différentes régions, unités organisationnelles ou marques, rendant chaque expérience aussi unique que la personne que vous recrutez. Vos recruteurs peuvent plus facilement suivre, gérer et accompagner vos candidats lorsque toutes les actions se passent dans un seul et même système holistique.
Réunir les meilleurs candidats
Grâce à la plateforme CRM (Candidate Relationship Management) et à la recherche basée sur l’IA de TalentLink, vous pouvez identifier et impliquer les meilleurs profils sur les canaux externes et internes. Vos recruteurs peuvent envoyer des communications ciblées aux meilleurs candidats disponibles grâce aux campagnes configurables. Le suivi
des progrès de tous ces candidats est beaucoup plus facile lorsque tout ce dont vos recruteurs ont besoin (et plus encore) se trouve sur une seule et même plateforme.
Dévoiler les talents cachés
Pourvoyez les postes vacants avec les personnes qui sont déjà dans l’entreprise. Dans TalentLink, vos collaborateurs peuvent trouver les formations correspondant aux compétences dont ils auront besoin pour se préparer à relever un nouveau défi. Vous les aidez à développer leur carrière, tout en réduisant le temps de recrutement et en améliorant la fidélisation.
Talent Link est sans doute l’un des logiciels de recrutement les plus complets du marché, avec des possibilités quasi infinies de personnalisation.
Bullhorn
Bullhorn est un logiciel de recrutement basé sur Saas.
L’ATS, propose les fonctionnalités suivantes :
- Recrutement
- Système de suivi des candidats
- CRM et intégration
- Recherche de cadres
- Automatisation du recrutement
- Expérience candidat
- Reporting
- Réplication des données
Bullhorn est disponible en version d’essai.
Comment TIMEKO s’intègre à votre logiciel de recrutement
L’un des composants essentiels d’un logiciel de recrutement, est sa capacité à communiquer efficacement avec les candidats. C’est ce que fait TIMEKO, en permettant d’envoyer des messages en masse (SMS, email, bientôt WhatsApp) et de gérer des réponses en temps-réel.
Les chargés de recrutement perdent en effet beaucoup de temps au téléphone, et tombent le plus souvent sur messagerie. Les candidats sont aussi très sollicités et ne répondent plus au téléphone lorsque les numéros sont inconnus. Le SMS ou la messagerie instantanée est réellement efficace : 92% des SMS sont lus dans les 4mn suivant leur réception. Le taux d’ouverture d’un SMS est de 95%, selon une étude réalisée par RH Info en juin 2022.
Avec TIMEKO, les réponses sont organisées automatiquement.
Communiquer avec TIMEKO depuis votre logiciel de recrutement, c’est facile :
Vous pré-sélectionnez les candidats qui correspondent à votre offre d’emploi et cliquez sur l’extension Chrome ou FireFox TIMEKO sur “Nouveau message”.
Vous leur envoyez un message par SMS, mail, in-app ou WhatsApp pour:
- Leur présenter une offre d’emploi et leur demander leur intérêt et disponibilité
- Leur proposer un entretien avec un lien direct vers votre calendrier de prise de rendez-vous
- Leur communiquer des informations utiles
- Leur envoyer un questionnaire de satisfaction
- etc.
Les candidats reçoivent le message, le plus souvent par SMS, et répondent « oui » ou « non » ou toute autre réponse souhaitée.
Les réponses sont alors catégorisées automatiquement.
Avec plus de 2 millions de messages envoyés chaque mois, TIMEKO permet à ses utilisateurs de gagner entre 6h et 10h par semaine.
L’intégration de TIMEKO est réellement simple et intuitive, aucune connaissance technique n’est requise.
Voilà, vous savez tout sur les logiciels de recrutement ! Et vous, quel est votre ATS préféré ?